Belege automatisch ablegen: Nextcloud, eigener Server oder PC-Ordner

Belege automatisch ablegen

FloOne legt deine Belege von selbst bei dir ab — auf deinem eigenen Server oder in einem Ordner auf deinem PC, sortiert nach Belegart, Jahr und Monat, etwa Rechnungen/2026/11/RE26-00123.pdf. Neue Belege kommen nach wenigen Minuten dazu, ältere aus der Zeit vor dem Einrichten nach und nach. Das ist kostenlos und geht auch ohne Belegarchiv. Eingerichtet wird alles unter Einstellungen → Belegablage; je Ziel wählst du, welche Belege dorthin gehen: Rechnungen, Gutschriften, E-Rechnungen (XML), Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Angebote, Pro-forma-Rechnungen, Eingangsbelege und Eigenbelege (§25a).

Nextcloud (WebDAV)

1. In Nextcloud unter Einstellungen → Sicherheit ein neues App-Passwort für FloOne erstellen.
2. In FloOne unter Einstellungen → Belegablage auf + Ablageziel hinzufügen klicken und bei „Wohin?“ WebDAV (HTTPS) wählen.
3. Host: die Adresse deiner Nextcloud ohne https://, Port 443, Pfad /remote.php/dav/files/<Benutzername>/FloOne-Belege, dein Benutzername und das App-Passwort. Den Ordner musst du nicht vorher anlegen — fehlende Ordner legt FloOne an, auch mehrere Ebenen wie Buchhaltung/Belege.
4. Belegarten wählen, Anlegen, dann Testen.

Eigener Server oder NAS (SFTP)

1. Auf dem Server (z. B. Synology mit aktiviertem SFTP) einen Benutzer für FloOne anlegen, am besten mit SSH-Schlüssel.
2. In FloOne ein Ablageziel SFTP (SSH) anlegen: Host, Port (meist 22), den Ordner auf dem Server (FloOne legt ihn an, falls er fehlt), Benutzer und den privaten Schlüssel (beginnt mit -----BEGIN) oder ein Passwort.
3. Belegarten wählen, Anlegen, dann Testen — FloOne legt dabei zur Probe eine kleine Datei an und löscht sie wieder.

Willst du die Belege später woanders haben, ändere beim Ablageziel unter Bearbeiten Host, Port oder Pfad. FloOne überträgt dann alle Belege noch einmal an den neuen Ort, nach und nach; am bisherigen bleibt alles liegen. Ein neues Passwort oder ein anderer Name ändert daran nichts.

Ordner auf deinem PC

Ohne eigenen Server geht es über den FloOne Printer Agent auf deinem Windows-PC, ab Version 2.5.0 (der Agent aktualisiert sich ab 2.4.0 selbst, ältere Versionen installierst du einmal neu). Installiert und gekoppelt wird er unter Versand → FloOne Print Cloud.

1. In FloOne ein Ablageziel Ordner auf dem PC (FloOne Printer Agent) anlegen und den Agenten wählen. Die Auswahl erscheint, sobald ein Agent ab Version 2.5.0 gekoppelt ist.
2. Am PC: Rechtsklick auf das FloOne-Symbol unten rechts in der Taskleiste → dein Konto → Ordner für Belege wählen…. Nimm am besten einen eigenen, leeren Ordner, z. B. Dokumente\FloOne-Belege.
3. Nach etwa einer Minute liegen dort README.txt und die Ordner nach Belegart. Im Tray steht dann „Stand: alles abgelegt“.

Der Agent legt ohne Rückfrage ab und fragt höchstens einmal pro Minute nach — solange der PC an ist und der Agent läuft. Wählst du später einen anderen Ordner, legt FloOne alle Belege noch einmal dort ab; der bisherige bleibt, wie er ist.

Wenn etwas nicht ankommt

• Server, Status „Fehler“: Host, Port, Pfad und Zugang prüfen und erneut Testen. Bei SFTP-Meldungen zum Host-Schlüssel: Hast du den Server bewusst getauscht, beim Bearbeiten „Host-Key-Pinning zurücksetzen“ ankreuzen.
• Server, Status „teilweise“: einzelne Dateien gingen nicht, der Grund steht darunter. FloOne versucht sie beim nächsten Lauf (alle 5 Minuten) wieder.
• PC, „Ordner nicht erreichbar“: der Ordner fehlt, z. B. USB-Laufwerk abgezogen oder Netzlaufwerk getrennt.
• PC, „In FloOne nicht eingerichtet“: für diesen Agenten gibt es kein eingeschaltetes Ablageziel.
• PC, „Fehler beim Ablegen“: eine Datei ließ sich nicht schreiben, etwa wegen fehlender Rechte. Einzelheiten im Tray unter „Log-Datei öffnen“.

Alle Einzelheiten — Dateinamen, Takt, alle Statusmeldungen — stehen im Handbuch unter Einstellungen → Belegablage.