Rechnung mit Differenzbesteuerung (§ 25a UStG): Pflichtangaben, Muster und Beispiel

Inhalt: Pflichtangaben · Musterrechnung · Berechnungsbeispiel · Verkauf mit Verlust · Neu und gebraucht auf einer Rechnung · Versandkosten · Häufige Fehler · E-Rechnung · So macht es FloOne

Pflichtangaben einer Rechnung mit Differenzbesteuerung

Die Grundlage ist dieselbe wie bei jeder Rechnung: die Liste in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG. Für die Differenzbesteuerung ändert § 14a Abs. 6 UStG genau zwei Dinge: Ein Hinweis kommt dazu, und der Steuerausweis fällt weg.

Die Nummern 9 und 10 betreffen Sonderfälle, zum Beispiel die Gutschrift, die dein Kunde selbst ausstellt. Für Kunst heißt der Hinweis „Kunstgegenstände/Sonderregelung“, für Sammlerstücke und Antiquitäten „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“.

Warum kein Nettobetrag? Bei der Differenzbesteuerung bemisst sich die Steuer nach der Marge, nicht nach dem Verkaufspreis (§ 25a Abs. 3 UStG). Ein „Netto“ aus dem Verkaufspreis herauszurechnen, ergäbe eine falsche Zahl. Auf der Rechnung stehen deshalb nur der Preis je Position und der Gesamtbetrag.

Muster: Rechnung mit Differenzbesteuerung nach § 25a UStG

So sieht eine Rechnung über einen einzelnen gebrauchten Artikel aus. Firma, Kunde und Nummern sind erfunden; die blauen Marken zeigen, welche Pflichtangabe wo steht.

Musterrechnung mit erfundenen Daten. Den Hinweis druckt FloOne in genau diesem Wortlaut.

Was absichtlich fehlt: Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. In der MwSt-Spalte steht ein Strich. FloOne druckt auch keine Zeile „Umsatzsteuer: 0,00 €“ – die Steuer ist ja nicht null, sie wird nur nicht ausgewiesen.

Differenzbesteuerung berechnen: das Beispiel zur Musterrechnung

Die Rechnung oben zeigt keine Steuer, abführen musst du trotzdem welche. So rechnest du sie für deine Umsatzsteuer-Voranmeldung und deine Aufzeichnungen aus:

• Herausrechnen, nicht draufschlagen: Die Marge ist ein Bruttobetrag. Die Umsatzsteuer ist darin schon enthalten und zählt selbst nicht zur Bemessungsgrundlage (§ 25a Abs. 3 UStG; UStAE 25a.1 Abs. 8 Satz 1). Deshalb 19 ÷ 119 und nicht 19 %.
• Immer 19 %: Die Marge versteuerst du mit dem allgemeinen Satz, auch bei Ware, die sonst mit 7 % liefe, etwa Büchern (§ 25a Abs. 5 Satz 1 UStG; UStAE 25a.1 Abs. 15).
• Jeder Gegenstand für sich: Die Marge ermittelst du je Artikel (Einzeldifferenz, UStAE 25a.1 Abs. 11 Satz 1). Nur für Ware bis 750 € Einkaufspreis gibt es die Gesamtdifferenz über einen Zeitraum (§ 25a Abs. 4 UStG).

Eigene Zahlen ausprobieren kannst du mit dem Margenrechner auf der Seite Differenzbesteuerung.

Wenn du mit Verlust verkaufst

Bei negativer Marge beträgt die Bemessungsgrundlage 0 € (UStAE 25a.1 Abs. 11 Satz 3). Die 21,00 € Minus mindern weder die Marge eines anderen Verkaufs, noch lassen sie sich in einen späteren Monat vortragen (Abs. 11 Satz 2 und 3). Die Rechnung sieht trotzdem aus wie oben: § 14a Abs. 6 verlangt den Hinweis für jede Lieferung unter § 25a, unabhängig von der Höhe der Marge.

Neu und gebraucht auf einer Rechnung

Kauft dein Kunde die gebrauchte Kamera zusammen mit einem neuen Ersatzakku, landen beide auf derselben Rechnung. Jede Position behält ihre eigene Besteuerung: der Akku mit 19 % und ausgewiesener Steuer, die Kamera nach § 25a ohne. Weil § 14 Abs. 4 Nr. 7 das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt verlangt, steht unter den Positionen eine Aufschlüsselung. So sieht das auf einer FloOne-Rechnung aus:

Ausschnitt ohne Kopfdaten, erfundene Daten. Beträge und Zeilentexte wie auf einer FloOne-Rechnung.

• Ausgewiesen sind nur die 4,86 € Umsatzsteuer auf Akku und Versandanteil – die kann dein Firmenkunde als Vorsteuer ziehen.
• Abführen musst du mehr: In der Kamera samt Versandanteil stecken 284,33 € − 180,00 € = 104,33 € Marge und darin 16,66 € Umsatzsteuer. Zusammen sind das 21,52 €.
• Getrennt aufzeichnen: Wer neben § 25a regulär besteuert, muss beides getrennt aufzeichnen (§ 25a Abs. 6 Satz 2 UStG).

Wie du gebrauchte und neue Ware im ganzen Sortiment nebeneinander führst: Mischsortiment mit Differenzbesteuerung.

Versandkosten bei Differenzbesteuerung

Berechnest du dem Käufer Versand, gehört er bei §25a-Ware zum Verkaufspreis – er erhöht die Marge und bekommt keinen eigenen Steuerausweis. Schreibst du an den Versand „19 %“ und einen Steuerbetrag, ist das ein Steuerausweis wie jeder andere. Bei gemischten Rechnungen teilst du den Versand auf, zum Beispiel im Verhältnis der Preise: Der Anteil der Gebrauchtware geht in deren Marge, der Anteil der Neuware trägt deren Steuersatz. So rechnet auch FloOne – im Beispiel oben entfallen von 5,90 € Versand 5,33 € auf die Kamera und 0,57 € auf den Akku.

Häufige Fehler auf Rechnungen mit Differenzbesteuerung

• Hinweis vergessen: „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ ist eine Pflichtangabe (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG; UStAE 25a.1 Abs. 16 Satz 4) – auch auf Rechnungen mit Verlust.
• Mit 7 % gerechnet: Die Marge versteuerst du immer mit 19 %, auch bei Büchern (UStAE 25a.1 Abs. 15 Satz 2).
• Netto aus dem Verkaufspreis: Ein Nettobetrag aus dem ganzen Preis ist bei § 25a keine Bemessungsgrundlage und verwirrt nur. Bemessungsgrundlage ist die Marge ohne Steuer (§ 25a Abs. 3 UStG).
• Versand mit 19 % ausgewiesen: Bei reiner Gebrauchtware gehört der Versand in die Marge, ein Steuerbetrag am Versand ist ein Ausweis (siehe Versandkosten).
• Steuerfreie EU-Lieferung oder OSS-Hinweis: Verkaufst du §25a-Ware an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land, gibt es keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, und an EU-Privatkunden kein OSS (§ 25a Abs. 7 Nr. 3 UStG). Ein Hinweis darauf gehört nicht auf die Rechnung.
• Einkaufspreis auf der Rechnung: Musst du nicht angeben – er gehört in deine Aufzeichnungen, nicht zum Kunden (§ 14 Abs. 4 und § 25a Abs. 6 UStG).

E-Rechnung bei Differenzbesteuerung

Verkaufst du an ein Unternehmen und sitzt ihr beide im Inland, ist die Rechnung grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG) – die Differenzbesteuerung ändert daran nichts. Übergangsweise geht bis Ende 2026 noch Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, ein PDF; 2027 gilt das noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 UStG). Bei Privatkunden ist die Rechnung freiwillig: § 14 Abs. 2 Satz 1 berechtigt dich dazu, verpflichtet dich aber nicht.

Mit dem Schalter „E-Rechnung (XML)“ erzeugt FloOne zu jeder Rechnung eine ZUGFeRD/Factur-X-Datei. §25a-Positionen tragen darin keinen Steuerbetrag, als Begründung reist der Hinweis auf die Differenzbesteuerung mit. Auch gemischte Rechnungen mit neuer und gebrauchter Ware bekommen eine XML-Datei, mit einer Steuergruppe je Satz. Für den Schalter brauchst du vollständige Firmendaten mit USt-IdNr.

So erstellt FloOne Rechnungen mit Differenzbesteuerung

FloOne ist eine Warenwirtschaft für Onlinehändler. Für Gebrauchtware heißt das: Du legst einmal fest, was nach § 25a läuft – Rechnung und Export folgen daraus.

1. § 25a je Position: FloOne prüft der Reihe nach die Steuerart, die du an der Position von Hand gesetzt hast, das verkaufte Gerät mit seinem Einkaufsbeleg, das §25a-Kennzeichen am Artikel und zuletzt den Schalter für dein ganzes Konto. Bestellungen von eBay, Refurbed, Back Market, den Mirakl-Marktplätzen und über Billbee stuft FloOne schon beim Import ein.
2. Rechnung mit Pflichtsatz: §25a-Positionen bekommen in der MwSt-Spalte einen Strich, darunter steht der Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung — Differenzbesteuerung nach § 25a UStG.“ Bei reiner Gebrauchtware druckt FloOne weder Nettosumme noch Steuerzeile, nur den Gesamtbetrag. Ist eine Seriennummer oder IMEI hinterlegt, steht sie unter der Position.
3. Gemischte Rechnungen: Neu- und Gebrauchtware auf einem Beleg schlüsselt FloOne nach Steuersatz und § 25a auf, den Versand teilt es nach Warenwert, und einen Rabatt auf die Warensumme verteilt es auf die Positionen – so stimmt auch die Marge.
4. Korrigieren und erstatten: Ändert sich nach der Rechnung die Besteuerung, erzeugt „Rechnung korrigieren“ Stornorechnung und neue Rechnung. Bei einer Teilerstattung auf eine gemischte Rechnung wählst du, welche Position sie betrifft.
5. Marge je Gerät: Mit dem Modul Differenzbesteuerung siehst du je Gerät Verkaufspreis, Einkaufspreis, Marge und die Steuer darauf.
6. DATEV-Export: Jeden §25a-Verkauf teilt FloOne in Einkaufspreis-Anteil und Marge auf; fehlt der Einkaufspreis, landet er auf einem Prüfkonto statt still auf den normalen Erlöskonten. Mehr dazu: eBay DATEV-Export.

FloOne ist keine Buchhaltungssoftware: Es liefert deinem Steuerberater den DATEV-Buchungsstapel. Die Anbindung an Lexware Office ist bei § 25a gesperrt, weil deren Schnittstelle die Differenzbesteuerung nicht abbilden kann. Wann FloOne die Rechnung erstellt und wie sie zum Käufer kommt, steht auf eBay-Rechnungen mit FloOne.

Preise

Rechnungen mit §25a-Hinweis, die Einstufung je Position und der DATEV-Export gehören zum Basis-Tarif: 8,90 € Grundgebühr im Monat plus Staffelpreis je Bestellung – bei 100 Bestellungen 30,90 €, bei 1.200 Bestellungen 119,90 €. Einkäufe je Gerät und Eigenbelege gibt es im Modul Differenzbesteuerung für 129,00 € im Monat. Nutzer ab dem dritten und Module kosten extra. Alle Preise netto – alle Preise.

Häufige Fragen zur Rechnung mit Differenzbesteuerung

Diese Seite erklärt die Rechnungsregeln der Differenzbesteuerung nach Gesetzeswortlaut und Umsatzsteuer-Anwendungserlass (25a.1, 14a.1; Stand November 2026). Sie ersetzt keine Steuerberatung – deinen Einzelfall klärst du mit deinem Steuerberater.