Buchhaltung im E-Commerce: Bestellungen, Gebühren und Zahlungen sauber an DATEV oder Lexware Office

Warum die Buchhaltung im Online-Shop aufwendig ist

Wer auf mehreren Kanälen verkauft, hat für jeden Kanal eigene Bestellungen, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen – und oft Kunden in mehreren EU-Ländern. Für die E-Commerce-Buchhaltung muss das alles vollständig, mit dem richtigen Steuersatz und mit Beleg beim Steuerberater ankommen. Genau diesen Teil übernimmt FloOne: Es bringt alle Kanäle in ein einheitliches Format, bevor etwas in die Buchhaltung geht.

Was FloOne für deine Buchhaltung vorbereitet

• Rechnungen und Stornorechnungen: automatisch bei Zahlungseingang oder beim Versand über FloOne, mit getrennten, lückenlosen Nummernkreisen – für deine Kanäle in einem System; wo der Marktplatz die Rechnung selbst stellt, etwa Amazon mit VCS, erstellt FloOne keine. Wird erstattet, entsteht die Stornorechnung; ändert sich eine Bestellung nach der Rechnung, erzeugt „Rechnung korrigieren“ Storno und neue Rechnung. Mehr dazu: Rechnungserstellung.
• Steuer je Position: FloOne bestimmt den Satz selbst – Inland mit deutschem Satz, Privatkunden im EU-Ausland mit OSS zum Satz des Ziellands, Firmen im EU-Ausland mit geprüfter USt-IdNr. 0 % als innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr ins Drittland 0 %, §25a nur auf die Marge, Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer. Was die Plattform als Steuer liefert, dient nur zum Vergleich.
• Marktplatz-Gebühren: FloOne holt sie aus den Finanzdaten von eBay, Amazon und Shopify. Im DATEV-Export stehen Marktplatz-Gebühren mit der Steuerbehandlung des Rechnungsstellers – Vorsteuer oder §13b. Gebühren von Refurbed und Back Market gibt es nur als Datei; du lädst sie unter Verkauf → Marktplatz-Abrechnungen hoch.
• Zahlungen von PayPal und Stripe: Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen holt FloOne ab. Eine Zahlung ohne Bestellung – etwa über einen PayPal.me-Link – ordnest du einer Bestellung zu oder machst daraus eine bezahlte Bestellung mit Rechnung.
• Fehler vor dem Export: Fehlt etwas Wichtiges, etwa das Lieferland, sperrt FloOne Rechnung und DATEV-Export dieser Bestellung und zeigt sie unter Fehler – mit Erklärung, was zu tun ist. Was FloOne nicht vollständig buchen kann, steht mit dem Buchungstext „PRÜFEN“ im Stapel, den Grund liefert eine eigene Liste im ZIP.

Zwei Wege in die Buchhaltung

Wichtig für beide Wege: Sie richten sich nach den Belegen. Ein Verkauf kommt nur hinein, wenn FloOne dazu eine Rechnung ausgestellt hat. Im DATEV-Export listet das ZIP Verkäufe ohne Rechnung in einem eigenen Hinweis; dort zählt bei Soll-Versteuerung das Rechnungsdatum, bei Ist-Versteuerung das Zahlungsdatum.

Marktplatz-Gebühren: Vorsteuer oder §13b?

Bei §13b schuldet nicht der Rechnungssteller die Umsatzsteuer, sondern du als Leistungsempfänger (§ 13b Abs. 1 und 5 UStG): Ein Unternehmer aus dem EU-Ausland stellt netto in Rechnung, du meldest die Steuer selbst an und ziehst sie, wenn du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist, zugleich als Vorsteuer ab (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Für Händler mit Sitz in Deutschland gilt nach dem Stand in FloOne:

• eBay – die eBay GmbH rechnet mit 19 % Umsatzsteuer ab, also Vorsteuer, kein §13b.
• Amazon – seit dem 01.08.2024 aus der deutschen Niederlassung mit 19 % Umsatzsteuer; Gebühren davor kamen aus Luxemburg mit §13b.
• MediaMarkt/Saturn – mit deutscher Umsatzsteuer.
• Shopify, Refurbed und Back Market – aus Irland, Österreich bzw. Frankreich, §13b.

FloOne liest den Rechnungssteller nicht aus jeder einzelnen Rechnung, sondern richtet sich nach der Plattform, bei Amazon nach dem Datum und bei eBay nach dem Land deiner Firma unter Einstellungen → Firma – trag es deshalb richtig ein.

Differenzbesteuerung (§25a) im DATEV-Export

Handelst du mit Gebrauchtware, die du zum Beispiel von Privatleuten ohne Umsatzsteuer eingekauft hast, versteuerst du nach §25a nur den Betrag, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt (§ 25a Abs. 1 und 3 UStG). Genau hier kommt es auf die Vorbereitung an:

• Einstufung je Position: FloOne erkennt §25a je Position – aus der Steuerart, die du von Hand gesetzt hast, aus dem Gerät mit Einkaufsbeleg (Seriennummer), aus dem §25a-Kennzeichen am Artikel oder über den Schalter „Globale Differenzbesteuerung“. Automatisch beim Import geht das für Bestellungen von eBay, Refurbed, Back Market, den Mirakl-Marktplätzen und über Billbee.
• Marge statt Verkaufspreis: Die Rechnung kommt ohne Steuerausweis mit dem Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“. Ist die Marge null oder negativ, fällt keine Steuer an; den Verlust verrechnet FloOne nicht mit anderen Margen.
• Zwei Teile im Buchungsstapel: FloOne teilt jeden §25a-Verkauf in den Einkaufspreis-Anteil ohne Umsatzsteuer und die Marge; DATEV rechnet die Steuer aus der Marge selbst heraus.
• Ausland: §25a-Verkäufe in andere EU-Länder behandelt FloOne wie Verkäufe im Inland – OSS und die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung sind bei der Differenzbesteuerung ausgeschlossen (§ 25a Abs. 7 Nr. 3 UStG). Eine Ausfuhr ins Drittland bleibt steuerfrei.
• Neu und gebraucht gemischt: Stehen regelbesteuerte und §25a-Positionen auf einer Rechnung, teilt FloOne auch den Versand nach Warenwert auf.
• Kein stiller Fehler: Fehlt der Einkaufspreis, steht die Bestellung unter Fehler und landet im Export auf einem Prüfkonto mit dem Buchungstext „PRÜFEN §25a EK fehlt“ – nie still auf den normalen Erlöskonten.

Einkäufe je Gerät und Eigenbelege für Ankäufe von Privatleuten erfasst du mit dem Modul Differenzbesteuerung (§25a). Lexware Office kann §25a über seine Schnittstelle nicht abbilden – für §25a-Händler ist der DATEV-Export der Weg. Alles Weitere: Differenzbesteuerung.

Verkäufe in andere EU-Länder: OSS

Mit dem One-Stop-Shop meldest du Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern zentral beim BZSt, statt dich in jedem Land zu registrieren; die Teilnahme ist ein Wahlrecht (§ 18j UStG). Liegen deine Fernverkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern – zusammen mit bestimmten Dienstleistungen dorthin – im laufenden oder im vorigen Jahr über 10.000 € netto, gilt die Umsatzsteuer des Ziellands (§ 3c Abs. 4 UStG).

• Schwelle im Blick: Der Lieferschwellen-Monitor unter Verkauf → OSS Meldung zeigt, wie nah du daran bist.
• Richtiger Satz ab deinem OSS-Datum: FloOne nimmt den Satz des Lieferlands und gleicht seine Steuersatz-Tabelle jede Woche mit der Datenbank der EU-Kommission ab.
• OSS-Meldung je Quartal: als CSV und als BOP-Datei, die du im BZSt-Portal hochlädst. Grundlage sind die Rechnungen, die FloOne ausgestellt hat.
• Im DATEV-Export: Zielland und Steuersatz stehen in den EU-Feldern der Buchung.

Mehr dazu: OSS-Verfahren.

Steuerberater für den Onlinehandel: was deine Kanzlei bekommt

FloOne ersetzt keinen Steuerberater. Suchst du eine Kanzlei für deinen Onlinehandel, frag, ob sie mit DATEV arbeitet – dann liest sie den Buchungsstapel aus FloOne über den Import für Dateien im DATEV-Format ein. Das bekommt sie von dir:

• Buchungsstapel im DATEV-Format mit Berater- und Mandantennummer im Kopf, im Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04. Einzelne Konten passt du in FloOne an – am besten in Absprache mit der Kanzlei.
• Prüflisten im ZIP: jede eBay-Gebühr einzeln zum Abgleich mit der eBay-Monatsrechnung, Verkäufe ohne Rechnung und unvollständige Belege.
• Marktplatz im Buchungstext, zum Beispiel „Verkauf Ebay …“. Eigene Kostenstellen je Marktplatz setzt FloOne nicht.
• Dreistellige Steuerschlüssel: Arbeitet die Kanzlei damit, stellen wir den Export auf Anfrage um.
• Eigener Zugang: Die Rolle Buchhalter sieht alles und darf exportieren, ändern kann sie nichts. Sie zählt wie jeder andere Benutzer.

Für Kanzleien: FloOne für Steuerberater.

Buchhaltung je Kanal

• eBay – Neue Bestellungen alle 5 Minuten, Gebühren aus den eBay-Finanzdaten, im DATEV-Export eine Prüfliste mit jeder Gebühr einzeln.
• Amazon – Verkaufs- und FBA-Gebühren je Bestellung und die Auszahlungen; stellt Amazon die Rechnung selbst aus (VCS), erstellt FloOne keine zweite.
• Shopify – Bestellungen mit Positionen und Steuern, die Shopify-Payments-Gebühr und Erstattungen.
• WooCommerce – Bestellungen aus deinem WordPress-Shop, automatisch alle 30 Minuten.
• PayPal – Zahlungen, PayPal-Gebühren und Auszahlungen auf dein Bankkonto.
• Stripe – Zahlungen mit den Gebühren je Zahlung, Erstattungen und Auszahlungen.

Eingangsbelege wie Lieferantenrechnungen erfasst du mit dem Modul Belege: FloOne liest Betrag, Datum und Lieferant aus, du prüfst den Vorschlag, danach steht der Beleg samt Bild im DATEV-Buchungsstapel.

Was FloOne nicht macht

Preise

DATEV-Export, Übertragung an Lexware Office und die Einstufung von OSS, §13b und §25a beim Import gehören zum Basis-Tarif: 8,90 € Grundgebühr im Monat plus Staffelpreis je Bestellung – bei 100 Bestellungen 30,90 €, bei 1.200 Bestellungen 119,90 € im Monat. 2 Nutzer sind enthalten, jeder weitere – auch ein Zugang für deine Kanzlei – kostet 49,00 € im Monat. Module kosten extra, etwa Differenzbesteuerung (§25a) mit 129,00 € oder Belege mit 69,00 € im Monat. Alle Preise netto – alle Preise.

Häufige Fragen zur Buchhaltung im Onlinehandel