Lexware Office (Lexoffice) Schnittstelle für eBay, Amazon, Shopify und WooCommerce

Eine Schnittstelle statt einer je Kanal

Wer auf mehreren Kanälen verkauft, braucht ohne zentrales System schnell mehrere Wege nach Lexware: einen für den Shop, einen für den Marktplatz, dazu Rechnungen von Hand. FloOne bündelt das. Alle Bestellungen landen in FloOne, jede Rechnung bekommt eine Nummer aus deinem Nummernkreis – Rechnungen und Stornorechnungen haben je einen eigenen, lückenlosen –, und genau diese Belege gehen an Lexware Office. In Lexware siehst du also nicht vier Anbindungen, sondern eine: FloOne.

Was je Kanal in Lexware ankommt

eBay und Lexoffice

Neue eBay-Bestellungen holt FloOne alle 5 Minuten ab. Die Rechnung entsteht bei Zahlungseingang oder beim Versand – je nach deiner Einstellung – und geht mit dem nächsten Lauf an Lexware. Erstattest du bei eBay, kommt die Stornorechnung hinterher. Verkaufst du gebraucht mit §25a, ist Lexware gesperrt; dann läuft der Weg über den eBay DATEV-Export. Wie die Rechnungen entstehen, steht unter eBay Rechnung erstellen.

Amazon und Lexoffice

Hier entscheidet deine Amazon-Einstellung in FloOne (Einstellungen → Buchhaltung): Bei VCS, dem Standard, stellt Amazon die Rechnung selbst aus – FloOne erstellt keine und überträgt deshalb auch keine an Lexware. Bei VCS Lite oder IDU erstellt FloOne die Rechnung, und die kommt in Lexware an. Direkt holt FloOne die Bestellungen derzeit vom Marktplatz amazon.de. Mehr zu Gebühren, Auszahlungen und VCS: Amazon Buchhaltung.

Shopify und Lexoffice

Shopify verbindest du über eine eigene kleine App aus dem Shopify Dev Dashboard; Bestellungen holt FloOne alle 30 Minuten. Die Steuer bestimmt FloOne selbst, auch für Privatkunden im EU-Ausland – deshalb bekommt eine Shopify-Rechnung an einen Privatkunden in Österreich in Lexware die Kategorie für den Fernverkauf und nicht die fürs Inland. Die Gebühr von Shopify Payments und deine Auszahlungen gehen nicht an Lexware. Mehr: Shopify Integration und Shopify Rechnung erstellen.

WooCommerce und Lexoffice

Bei WooCommerce reicht ein REST-API-Schlüssel aus dem WordPress-Admin. Dein Shop meldet neue Bestellungen per Webhook sofort an FloOne, und alle 30 Minuten holt FloOne zur Sicherheit nach. Für Lexware ändert das nichts: Die Rechnung stellt FloOne aus, der nächste Lauf bringt sie als Beleg hinüber. Mehr: WooCommerce und WooCommerce Rechnung erstellen.

Was übertragen wird – und was nicht

So richtest du die Lexoffice-Schnittstelle ein

1. Verkaufskanäle verbinden: Deine Shops und Marktplätze – eBay, Amazon, Shopify, WooCommerce – unter Einstellungen → Integrationen anbinden. Neue eBay-Bestellungen holt FloOne alle 5 Minuten ab, die der anderen Kanäle alle 30 Minuten.
2. Rechnungen einschalten: In den Einstellungen unter Verkauf, Block Rechnungseinstellungen, den Haken „Aktiv“ setzen und wählen, ob die Rechnung bei Zahlungseingang oder beim Versand entsteht. Nur diese FloOne-Rechnungen und ihre Stornorechnungen gehen später an Lexware Office.
3. API-Schlüssel in Lexware erstellen: In Lexware Office unter Erweiterungen → Public API einen API-Schlüssel erstellen und sofort kopieren. Die Public API gibt es ab Lexware Office XL.
4. Lexware Office in FloOne verbinden: Unter Einstellungen → Integrationen → Lexware Office auf „Jetzt verbinden“ klicken, den Schlüssel einfügen und „Verbindung testen“.
5. Übertragung starten: Unter „Übertragen ab“ das Rechnungsdatum wählen, ab dem FloOne überträgt, und „Übertragung starten“ klicken. Danach gehen die Belege alle 15 Minuten an Lexware Office.

Wählst du bei „Übertragen ab“ ein Datum in der Vergangenheit, holt FloOne die Rechnungen ab diesem Tag nach – je Lauf bis zu 20 Belege, bei einer größeren Menge also über mehrere Läufe verteilt. Ältere Rechnungen überträgt FloOne nicht; die hast du schon selbst gebucht. Unter dem Datum zeigt die Kachel, wie viele Belege übertragen und wie viele noch offen sind.

So sehen die Belege in Lexware aus

• Nummer und PDF: Die Belegnummer ist deine FloOne-Rechnungsnummer, das Rechnungs-PDF hängt am Beleg. In der Bemerkung stehen Rechnungs- und Bestellnummer, bei einer Stornorechnung auch die stornierte Rechnung.
• Buchungskategorie statt Kontonummer: FloOne schickt je Position eine Kategorie – Inland (Warenverkäufe oder Dienstleistung, je Artikel umstellbar), Fernverkauf in ein EU-Land, innergemeinschaftliche Lieferung an Firmen mit geprüfter USt-IdNr., Ausfuhr oder Kleinunternehmer. Das Konto ergibt sich in Lexware aus deinem Kontenrahmen.
• Kontakte: Für Geschäftskunden mit USt-IdNr. nutzt FloOne den passenden Kontakt in Lexware oder legt ihn an – mit Name, Anschrift und USt-IdNr., ohne E-Mail und Telefon. Belege an Privatkunden laufen in der Regel über den Sammelkontakt.
• Offen bis zur Zahlung: In Lexware bleibt ein Beleg offen, bis eine Zahlung dazu zugeordnet ist – bei PayPal macht Lexware das über die Rechnungsnummer.

Kann FloOne einen Beleg nicht übertragen – etwa weil das Lieferland fehlt, an der Bestellung eine Steuer-Klärung offen ist oder die Positionen nicht auf den Cent zum Rechnungsbetrag passen –, steht er in der Kachel unter Belege mit Hinweis, mit dem Grund. Den buchst du in Lexware selbst. Korrigierst du eine Rechnung, bevor sie übertragen ist, kommt nur die neue Rechnung in Lexware an.

Zwei Einstellungen in Lexware

• Fernverkaufsprinzip: Nutzt du OSS – dann rechnet FloOne bei Privatkunden im EU-Ausland mit dem Steuersatz des Ziellands –, stellst du es auf „Bestimmungsland“. Verkaufst du dorthin mit deutscher Steuer, stellst du „Ursprungsland“ ein. Deutsche Steuer gilt, solange du nur in Deutschland ansässig bist und im Vorjahr wie im laufenden Jahr für nicht mehr als 10.000 € netto an Privatkunden in anderen EU-Ländern verkaufst; bestimmte digitale Dienstleistungen an sie zählen mit. Auf diese Regel kannst du verzichten; daran bist du dann mindestens zwei Kalenderjahre gebunden (§ 3c Abs. 4 UStG). Mehr dazu: OSS-Verfahren.
• Kleinunternehmer: Der Schalter muss in beiden Programmen gleich stehen – in FloOne unter Einstellungen → Buchhaltung, in Lexware als „Umsatzsteuerbefreit“ mit dem Haken „Kleinunternehmer“. Stehen sie unterschiedlich, hält FloOne die ganze Übertragung an und zeigt in der Kachel eine Warnung.

Lexware und Differenzbesteuerung: warum die Verbindung gesperrt ist

Bei der Differenzbesteuerung nach §25a zahlst du Umsatzsteuer nur auf deine Marge, nicht auf den Verkaufspreis (§ 25a Abs. 3 UStG). Die Schnittstelle von Lexware Office hat dafür keine eigene Steuer-Kategorie. Damit kein Beleg falsch ankommt, sperrt FloOne das Verbinden und den Start der Übertragung, sobald §25a im Spiel ist – global oder an einem einzelnen Artikel. Ein §25a-Beleg ginge auch sonst nicht an Lexware.

Der Weg für dich ist der DATEV-Export: FloOne liefert den Buchungsstapel mit Differenzbesteuerung, dein Steuerberater bucht ihn in DATEV. Wie das bei eBay aussieht, steht unter eBay DATEV-Export; die Grundlagen unter Differenzbesteuerung.

Umstieg vom Lexoffice-Export in Billbee

Hast du deine Rechnungen bisher über Billbee an Lexoffice geschickt, schalte den Export dort aus (Einstellungen → Schnittstellen → Lexoffice) und bestätige das in der Lexware-Kachel in FloOne mit dem Haken. Solange der Haken fehlt und Billbee verbunden ist, überträgt FloOne nichts – sonst kämen deine Rechnungen doppelt an. Den Umzug von Billbee übernehmen wir kostenlos: kostenloser Umzug.

Preise

Die Lexware-Office-Schnittstelle gehört zum Basis-Tarif, zusammen mit Bestellimport, Rechnungen, Versand und DATEV-Export: ab 8,90 € im Monat plus Staffelpreis je Bestellung – bei 100 Bestellungen 30,90 €, bei 1.200 Bestellungen 119,90 € im Monat. 2 Nutzer sind dabei; Nutzer ab dem dritten und Module kosten extra – alle Preise. Alle Preise netto.

Häufige Fragen zur Lexware-Office-Schnittstelle