Order-Management-System für Onlinehändler

Was ist ein Order-Management-System?

Ein Order-Management-System – kurz OMS, auf Deutsch meist Auftragsverwaltung – ist die Software, die eine Bestellung durch alle Schritte nach dem Kauf führt. Für jede Bestellung beantwortet es drei Fragen: Wie ist der Stand? Was ist als Nächstes zu tun? Und wer kümmert sich darum?

Typische Aufgaben eines OMS:

• Bestellungen aus Shop und Marktplätzen an einer Stelle sammeln
• Bestellungen prüfen – Adresse, Steuer, Zahlung
• Rechnung schreiben, Etikett drucken, Sendungsnummer an den Kanal melden
• Storno, Erstattung und Retoure der richtigen Bestellung zuordnen
• den Bestand aktuell halten, damit nichts doppelt verkauft wird

In großen Unternehmen ist das OMS oft ein eigenes System neben ERP und Lagerverwaltung. Für kleine und mittlere Onlinehändler ist das selten sinnvoll – dort ist es einfacher, wenn Bestellung, Rechnung, Versand und Bestand in einem System liegen.

OMS, ERP und Lagerverwaltung – kurz unterschieden

• OMS: steuert die Bestellung – vom Eingang über Zahlung, Rechnung und Versand bis zur Erstattung.
• Lagerverwaltung (WMS): weiß, auf welchem Platz die Ware liegt, und steuert Picken, Packen und Inventur.
• ERP oder Warenwirtschaft: umfasst beides und dazu Artikel, Einkauf und die Übergabe an die Buchhaltung.

In FloOne gehört das OMS zum Basis-Tarif. Lagerplätze, Pickliste und Packtisch bringt das Lager-Modul, Lieferantenbestellungen das Modul Einkauf. Wie FloOne als Ganzes aufgebaut ist, steht unter E-Commerce-ERP, das Lager unter Lagerverwaltung.

Auftragsverwaltung mit FloOne: der Weg einer Bestellung

1. Eingang: alle Kanäle in einer Liste

FloOne holt deine Bestellungen direkt von eBay, Amazon, Shopify, WooCommerce, MediaMarkt, Saturn, Galeria, Refurbed und Back Market; weitere Shops bindest du über Billbee an. Neue eBay-Bestellungen kommen alle 5 Minuten, die übrigen Kanäle alle 30 Minuten – WooCommerce meldet neue Bestellungen zusätzlich in Sekunden. Kommt dieselbe Bestellung auf zwei Wegen, etwa direkt von eBay und über Billbee, erkennt FloOne das an der Bestellnummer des Marktplatzes. Bestellungen per Telefon, E-Mail oder im Laden legst du mit „+ Neue Bestellung“ von Hand an.

2. Prüfen: Fehler halten an

FloOne bringt jede Bestellung in ein einheitliches Format und bestimmt Steuersatz und Gebühren. Fehlt etwas Wichtiges – etwa der Kundenname oder das Lieferland – oder ist ein Steuersatz unplausibel, hält FloOne die Bestellung an. Im Dashboard führt die Kachel „Fehler“ zu diesen Fällen; jede Fehlergruppe erklärt, was zu tun ist. Ohne Lieferland bleiben Rechnung und DATEV-Export der Bestellung gesperrt, bis du es nachträgst.

3. Sortieren: Status-Ordner

Jede Bestellung liegt in einem Ordner, und viele Ordner füllen sich von selbst. Was du dafür einstellen kannst, steht weiter unten unter Status-Ordner und Regeln.

4. Zahlung: wer hat bezahlt?

• Bestellungen von Marktplätzen und Shops bringen ihren Zahlungsstand mit. In der Bestellliste zeigt die Spalte „Zahlung“ den Stand; über „Zahlstatus“ filterst du nach bezahlt, offen oder erstattet.
• Unter Versand → Versandbereit stehen nur bezahlte Bestellungen. Ausnahmen: Nachnahme und, bei manuellen Bestellungen, „Kauf auf Rechnung“.
• Zahlungen von PayPal und Stripe holt FloOne ab. Eine offene Zahlung verknüpfst du mit „Zuordnen“ mit ihrer Bestellung – die gilt dann als bezahlt. Überweisungen ordnet der Bankabgleich zu.
• Zahlt ein Kunde bei einer manuellen Bestellung nur einen Teil, kann die Bestellung auf die Restzahlung warten: FloOne sperrt den Versand und hebt die Sperre auf, sobald der Rest da ist.

5. Rechnung

FloOne erstellt die Rechnung automatisch – bei Zahlungseingang, beim Versand über FloOne oder erst, wenn alles versendet ist. Rechnungen und Stornorechnungen haben getrennte, lückenlose Nummernkreise für alle Kanäle zusammen. Verschickt wird über deinen eigenen Mailserver, per Regel oder einzeln aus der Bestellung; bei Amazon mit VCS stellt Amazon selbst aus. Unter Verkauf → Rechnungen zeigt „Zahlung → Offen“ alle noch nicht bezahlten Rechnungen mit Fälligkeit, überfällige stehen rot. Mehr dazu am Beispiel eBay: eBay-Rechnungen.

6. Versand

Etiketten für DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes und die Deutsche Post erstellst du aus der Bestellung oder für viele Bestellungen als Sammelauftrag. Versandregeln wählen Paketdienst und Produkt nach Gewicht, Lieferland, Bestellwert, Kanal oder Versandart des Marktplatzes. Die Sendungsnummer meldet FloOne an eBay, Amazon, WooCommerce, MediaMarkt, Saturn, Galeria, Refurbed und Back Market – an Shopify derzeit noch nicht. Ist eine Bestellung für den Versand gesperrt, erstellt FloOne kein Etikett und nennt den Grund. Alles zu Paketdiensten: Versand.

7. Erstattung, Teillieferung, Retoure

• Erstattungen von eBay, Amazon und Shopify holt FloOne mit ab und ordnet sie der ursprünglichen Bestellung zu. Hat die eine FloOne-Rechnung, entsteht die Stornorechnung automatisch.
• Findet FloOne die ursprüngliche Bestellung nicht – etwa weil sie vor deinem Import-Start liegt –, steht die Erstattung unter „Fehler“. Auf der Seite „Erstattungen zuordnen“ verknüpfst du sie von Hand. Der Schnellfilter „Erstattet ohne Gutschrift“ zeigt, wo noch etwas fehlt.
• Kann eine Position nicht geliefert werden, entsteht eine Refund-Entscheidung: doch noch versenden, erstatten oder verwerfen.
• Mit dem Lager-Modul buchst du zurückgekommene Ware über den Wareneingang wieder auf den Platz – die Erstattung allein bucht dort nichts zurück.

Status-Ordner und Regeln

Neben ihrem Status – bezahlt, versendet, storniert und so weiter – liegt jede Bestellung in FloOne in einem Ordner. Die Ordner stehen links neben der Bestellliste, jeder mit der Zahl der Bestellungen darin. So siehst du auf einen Blick, wo Arbeit wartet.

Ordner

• Zum Start legt FloOne Ordner wie „Inbox“, „Versandbereit“, „Versendet“, „Retoure“ und „Storniert“ an. Ordner, die an einen Status gebunden sind, füllen sich von selbst: Ist eine Bestellung bezahlt, wandert sie nach „Versandbereit“, nach dem Versand nach „Versendet“. Der Abgleich läuft alle 5 Minuten.
• Eigene Ordner legst du unter Verkauf → Einstellungen → Status-Ordner mit „+ Neuer Status“ an – mit Name, Farbe und Symbol. „Standard-Vorlage anlegen“ bringt weitere gängige Ordner auf einmal, etwa Bestellt, Gepackt, Reklamation und Abgeschlossen; sie füllst du von Hand oder per Regel. Die Ordner von FloOne kannst du ausblenden, aber nicht löschen.
• Ordner ohne Statusbindung behalten ihre Bestellungen, bis du oder eine Regel sie verschiebt. Ist eine Bestellung fertig, nimmt „Erledigt“ in der Bestellung sie aus allen Arbeitsordnern.

Regeln: wenn – und – dann

Unter Verkauf → Einstellungen → Workflows baust du Regeln aus drei Teilen:

• Auslöser: etwa Bestellung erstellt, Zahlung erhalten, Versand erfasst, storniert, Erstattung angelegt, Rechnung erstellt oder Ordner gewechselt. Mit „Bestellung älter als X Tage“ prüft FloOne einmal am Tag, was liegen geblieben ist.
• Bedingungen: Kanal, Liefer- oder Kundenland, Zahlungsart, Bestellwert, Gewicht, Artikelnummer, Käufer-Nachricht, Differenzbesteuerung, Tage seit der Bestellung – oder ob derselbe Kunde noch weitere unversendete Bestellungen hat.
• Aktionen: in einen Ordner verschieben, Tag oder Stern setzen, interne Notiz schreiben, Versand sperren oder freigeben, E-Mail-Vorlage schicken, Rechnung erzeugen, Dokumentsprache setzen, Versandkonto und Versandprodukt vorbelegen. Eine Regel kann mehrere Aktionen nacheinander ausführen.

Ein paar Beispiele, was du damit bauen kannst:

Für den Anfang gibt es Vorlagen. Sie kommen ausgeschaltet an – du prüfst sie, passt sie an und schaltest sie dann ein.

Eigene Knöpfe und der Verlauf

Eine Regel muss nicht von selbst laufen: Mit dem Auslöser „Custom Button“ wird sie zum Knopf in der Bestellung, mit eigenem Namen und eigener Farbe. Ein Klick führt alle Aktionen aus – zum Beispiel „Wartet auf Teil“: Ordner wechseln, Notiz schreiben, Versand sperren. Was eine Regel getan hat oder woran sie gescheitert ist, steht im Verlauf der Bestellung.

Bestand: damit nichts doppelt verkauft wird

Ein OMS muss wissen, was noch da ist. Ohne Lager-Modul zählt FloOne den Bestand direkt am Artikel herunter, sobald verkauft wird, und gibt die Zahl auf Wunsch an eBay, Shopify und WooCommerce weiter. Bei eBay kommt eine Bestellung erst nach der Zahlung an – damit das Stück in der Zeit nicht wieder als verfügbar gilt, holt FloOne unbezahlte eBay-Käufe alle 10 Minuten ab und hält ihre Menge zurück. Legst du eine Bestellung von Hand an, siehst du bei jedem Artikel den verfügbaren Bestand.

Mit dem Lager-Modul hält jede Bestellung ihre Ware auf einem Lagerplatz fest, bis sie gepickt oder versendet ist; erst dann geht die Ware ab, und nur einmal. Wird vorher storniert oder erstattet, ist die Ware wieder frei. Wie das im Einzelnen bucht: Lager & Produktion.

Was FloOne bei der Auftragsabwicklung nicht macht

• Buchen: FloOne führt keine Bücher. Rechnungen, Stornorechnungen und Zahlungen gehen als DATEV-Buchungsstapel an deinen Steuerberater, oder deine Rechnungen gehen als Belege an Lexware Office – mit Differenzbesteuerung (§25a) nur per DATEV-Export.
• Geld einziehen: Bezahlt wird weiter über den Marktplatz, PayPal, Stripe oder deine Bank. FloOne ordnet die Zahlungen nur den Bestellungen zu.
• Etiketten per Regel drucken: Regeln belegen Versandkonto und Versandprodukt vor; das Etikett selbst entsteht per Klick, im Sammelauftrag oder am Packtisch.
• Shopware, Magento, Gambio: Für diese Shopsysteme gibt es keine Anbindung. Nutzt du eines davon, melde dich vor dem Start bei uns.

Preise

Status-Ordner, Regeln, Rechnungen, Versand und der Bestand am Artikel stecken im Basis-Tarif: 8,90 € Grundgebühr im Monat plus Staffelpreis je Bestellung – bei 100 Bestellungen 30,90 €, bei 500 Bestellungen 76,90 €, bei 1.200 Bestellungen 119,90 €. 2 Nutzer sind dabei; Nutzer ab dem dritten (49,00 € je Nutzer) und Module kosten extra, das Lager-Modul zum Beispiel 129,00 € im Monat. Alle Preise netto – alle Preise.

Häufige Fragen zum Order-Management-System