WooCommerce Warenwirtschaft & ERP

Wann WooCommerce eine Warenwirtschaft braucht

Solange du nur im eigenen Shop verkaufst, kommst du mit dem Bestand in WooCommerce aus. Verkaufst du dieselbe Ware auch auf eBay oder Amazon, muss eine Stelle wissen, wie viel noch da ist – sonst verkaufst du das letzte Stück zweimal. Dazu kommen Rechnungen mit einem Nummernkreis für alle Kanäle, Versandetiketten und ein Lager, in dem jemand pickt und packt. Genau das übernimmt FloOne: Bestellungen und Bestand aller Kanäle laufen in FloOne zusammen, WooCommerce ist einer davon.

Was zwischen WooCommerce und FloOne fließt

Bestellungen: alle Kanäle in einer Liste

• Verbinden mit einem API-Schlüssel: Im WordPress-Admin erzeugst du einen REST-API-Schlüssel (Lesen/Schreiben), den du in FloOne einträgst. Die Webhooks für neue und geänderte Bestellungen richtet FloOne selbst in deinem Shop ein.
• Schnell und mit Sicherheitsnetz: Neue Bestellungen meldet dein Shop in Sekunden. Zusätzlich fragt FloOne alle 30 Minuten nach; „Bestellungen importieren“ in der Kachel holt sofort. Kommen keine Bestellungen mehr an, zeigt die Kachel den Zustand der Webhooks, und du registrierst sie dort neu.
• Import-Start selbst wählen: beim Verbinden bis zu 90 Tage zurück. Ohne Angabe beginnt FloOne eine Woche vor dem Verbinden.
• Eine Liste für alles: WooCommerce-Bestellungen stehen neben denen von eBay, Amazon und deinen anderen Kanälen. Bezahlte Bestellungen findest du unter Versand → Versandbereit.

Bestand und Preis zurück nach WooCommerce

In der WooCommerce-Kachel schaltest du unter „Artikel-Sync nach WooCommerce“ ein, was FloOne an deinen Shop schickt:

• Lagerbestand: Jede Bewegung – ein Verkauf auf eBay, ein Wareneingang, eine Korrektur – ändert den verfügbaren Bestand, und FloOne meldet ihn an das verknüpfte WooCommerce-Produkt, auch an einzelne Variationen. Gemeldet wird, was wirklich verkaufbar ist: Lagerplätze und Sets eingerechnet, Reserviertes abgezogen. Im Modus „Immer lieferbar“ meldet FloOne stattdessen eine feste Menge.
• Preis: Änderst du den Preis in FloOne, geht er an WooCommerce. Hast du am Angebot einen eigenen Shop-Preis hinterlegt, schickt FloOne diesen; der Preis im Artikel bleibt der Stamm.
• SKU: auf Wunsch auch die Artikelnummer.

Voraussetzung ist, dass der Artikel mit seinem WooCommerce-Produkt verknüpft ist – das passiert beim Artikel-Import, du siehst es am Artikel im Reiter „Quellen“. Eine neue Verbindung startet mit ausgeschaltetem Bestandsabgleich: So prüfst du die Bestände, bevor FloOne in deinen Shop schreibt. Einzelne Artikel nimmst du am Artikel mit dem Häkchen „Bestandssync aktiviert“ vom Bestandsabgleich aus.

Wer ist führend: Shop oder FloOne?

Unter „Stammdaten-Master“ in der Kachel legst du fest, wie weit FloOne in deinen Shop eingreift. Im Standard „Shop ist führend“ pflegst du Titel, Beschreibung und Bilder weiter in WooCommerce; FloOne aktualisiert automatisch nur Bestand, Preis und SKU bestehender Produkte und legt keine neuen an. Mit „Sync deaktiviert“ schreibt FloOne keine Artikeldaten in deinen Shop – die Bestellungen kommen trotzdem.

Artikel aus WooCommerce übernehmen

Unter Produkte → Artikel-Import – oder über „Artikel importieren“ in der WooCommerce-Kachel – holst du deine Produkte nach FloOne. Je Feld entscheidest du, ob FloOne es übernimmt: nie, immer, wenn WooCommerce einen Wert hat, oder nur, wenn das Feld in FloOne leer ist. Die Vorschau zeigt die Änderungen, bevor etwas gespeichert wird. Ist ein Artikel schon mit einer anderen Plattform verknüpft, füllt der Import Titel, Beschreibung und Preis nur, wo sie leer sind; überschreiben geht mit „Immer importieren“.

Versand: Sendungsnummer zurück an WooCommerce

Das Etikett für DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes oder die Deutsche Post druckst du direkt aus der WooCommerce-Bestellung – mit deinen eigenen Verträgen. Danach trägt FloOne die Sendungsnummer in die Bestellung im Shop ein – über das Plugin Shipment Tracking, wenn du es nutzt, sonst als Zusatzfeld an der Bestellung – und schließt die Bestellung in WooCommerce ab. Verschickst du als Brief ohne Sendungsnummer, meldet FloOne die Bestellung trotzdem als versendet. Mehr dazu: Versand und Etiketten.

Rechnungen für WooCommerce-Bestellungen

• Automatisch: Du wählst, wann die Rechnung entsteht – bei Zahlungseingang, beim Versand über FloOne oder erst, wenn alles verschickt ist. Die Nummer kommt aus demselben Nummernkreis wie bei deinen anderen Kanälen. Die Mail geht über deinen eigenen Mailserver, per Workflow oder einzeln aus der Bestellung.
• Erstattung: Erstattest du im WooCommerce-Backend, übernimmt FloOne die Erstattung und erstellt zur FloOne-Rechnung die Stornorechnung mit eigenem Nummernkreis.
• Firmenkunden im EU-Ausland: Hat dein Shop steuerfrei an eine Firma in einem anderen EU-Land verkauft, übernimmt FloOne deren USt-IdNr. – etwa aus Germanized – und prüft sie beim BZSt, sonst über VIES. Ist sie gültig, stellt FloOne die Rechnung ebenfalls mit 0 % als innergemeinschaftliche Lieferung aus, mit Befreiungshinweis und der USt-IdNr. des Kunden.
• OSS und §25a: Mit aktivem OSS bekommen Privatkunden im EU-Ausland den Steuersatz ihres Landes. Gebrauchte Ware nach §25a bekommt den Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ – mehr unter Differenzbesteuerung.

Den Umstieg von einem Rechnungs-Plugin beschreibt WooCommerce-Rechnungen erstellen; alles zu Nummernkreisen, E-Rechnung und Korrekturen steht unter Rechnungserstellung.

Lager und Einkauf

Den Bestand je Artikel führt FloOne bereits im Basis-Tarif und bucht ihn bei jeder Bestellung ab. Mit dem Lager-Modul kommen Lagerplätze, die Reservierung je Bestellung, Picklisten, Packtisch mit Scan-Kontrolle, Inventur und die Handy-App fürs Lager dazu. Arbeitest du mit mehreren Lagern, meldet FloOne die Summe an WooCommerce. Im Modul Einkauf legst du Lieferantenbestellungen an und buchst die Ware beim Wareneingang ein. Mehr dazu: Lagerverwaltung.

Mehr Kanäle: eBay, Amazon und weitere

Im selben FloOne-Konto verbindest du eBay, Amazon, Shopify, Mirakl-Marktplätze wie MediaMarkt, Refurbed und Back Market. Den Bestand gleicht FloOne auf Wunsch auch mit eBay und Shopify ab; das schaltest du je Verbindung ein. Für Amazon richten wir den Abgleich auf Anfrage ein. Die Sendungsnummer geht nach dem Etikett auch an eBay, Amazon, MediaMarkt, Refurbed und Back Market. Aus denselben Artikeln legst du mit dem eBay-Listing-Modul auch neue eBay-Angebote an – mehr dazu im eBay Listing Tool.

An die Buchhaltung: DATEV oder Lexware Office

Bücher führt FloOne nicht – es ist keine Buchhaltungssoftware, sondern bereitet die Daten für deine Buchhaltung auf. Aus Rechnungen, Stornorechnungen und Zahlungen entsteht der DATEV-Buchungsstapel für deinen Steuerberater. Buchst du selbst in Lexware Office, schickt FloOne Rechnungen und Stornorechnungen alle 15 Minuten dorthin (nicht bei §25a). Wie der DATEV-Export für WooCommerce aussieht, steht unter WooCommerce Buchhaltung & DATEV-Export.

Was FloOne bei WooCommerce nicht macht

• Ein Shop je Konto: Derzeit verbindest du einen WooCommerce-Shop je FloOne-Konto.
• Keine Produkttexte automatisch: Titel, Beschreibung und Bilder gehören nicht zum automatischen Abgleich.
• Keine neuen Produkte im Standard: Mit „Shop ist führend“ legt FloOne in WooCommerce keine Produkte an.
• Kein Bestand je Lager: An WooCommerce geht die Summe über alle Lager.

Preise

Die WooCommerce-Anbindung mit Bestandsabgleich, Rechnungen, Versand und DATEV-Export ist im Basis-Tarif enthalten: 8,90 € Grundgebühr im Monat plus Staffelpreis je Bestellung – bei 100 Bestellungen 30,90 €, bei 1.200 Bestellungen 119,90 € im Monat. 2 Nutzer sind dabei; Nutzer ab dem dritten (49,00 € im Monat) und Module kosten extra, das Lager-Modul zum Beispiel 129,00 € im Monat – alle Preise.

Häufige Fragen zur WooCommerce-Warenwirtschaft