Shopify Warenwirtschaft: Bestellungen, Lager, Versand und Rechnungen in einem System

Shopify mit FloOne verbinden

Du legst im Shopify Dev Dashboard eine kleine App für deinen eigenen Shop an, trägst die Berechtigungen ein, installierst sie im Shop und gibst Client-ID und Client-Secret in FloOne ein. Den Zugang gibt Shopify für jeweils 24 Stunden aus – FloOne erneuert ihn automatisch. Beim ersten Import wählst du, ab wann FloOne Bestellungen holt: ohne Datum die letzten 7 Tage, sonst bis zu 90 Tage zurück. Die Anleitung Schritt für Schritt steht in der Wissensdatenbank.

Es gibt auch den Weg über die FloOne-App: FloOne leitet dich zu Shopify weiter, du bestätigst den Zugriff. Dieser Weg steht noch nicht für alle Shops bereit – meldet Shopify einen ungültigen Installationslink, nimmst du die eigene App.

Bestellungen: alle 30 Minuten aus Shopify

• Was kommt an: Bestellungen mit Positionen und Steuern, die Shopify-Payments-Gebühr je Bestellung und Erstattungen – die ordnet FloOne automatisch der Bestellung zu.
• Sofort holen: Willst du nicht warten? Ein Klick auf „Bestellungen importieren“ in der Shopify-Kachel holt sie gleich.
• Eine Liste für alle Kanäle: Shopify-Bestellungen stehen neben denen von eBay, Amazon und Co. Du filterst nach Shop, Land, Status oder Zahlstatus.
• Fehler fallen auf: Bestellungen ohne Kundenname oder Land oder mit unplausiblem Steuersatz hält FloOne an. Du findest sie unter „Fehler“.

Nutzt du Shopify Payments, importiere diese Zahlungen nicht zusätzlich über Stripe – sonst stehen sie doppelt in FloOne.

Artikel aus Shopify übernehmen

Unter Produkte → Artikel-Import wählst du Shopify als Plattform. „Vorschau“ zeigt, was sich ändern würde, und speichert nichts; „Übernehmen“ führt es aus.

• Vorhandene Artikel findet FloOne über die SKU, je nach Einstellung auch über die EAN. Titel, Beschreibung und Preis übernimmt FloOne in der Grundeinstellung nur, wenn das Feld in FloOne leer ist – so bleibt dein FloOne-Artikel der Stamm, auch wenn du auf mehreren Kanälen verkaufst.
• Produkte mit Varianten legt FloOne als Vaterartikel mit Varianten an.
• Jede Shopify-Variante wird mit ihrem Artikel verknüpft; Titel, Beschreibung und Preis aus Shopify siehst du am Artikel im Reiter „Quellen“. Über diese Verknüpfung meldet FloOne auf Wunsch auch den Bestand an Shopify.
• Varianten ohne SKU übernimmt FloOne nicht und zeigt sie als Fehler an – für sie gibt es dann auch keinen Bestandsabgleich. Trag in Shopify eine SKU ein und starte den Import erneut.

Bestand: jeder Verkauf bucht vom selben Bestand ab

Schon im Basis-Tarif führt FloOne den Bestand je Artikel: Jede Bestellung bucht automatisch ab – aus Shopify genauso wie von eBay oder Amazon, außer bei Bestellungen, die Amazon selbst versendet (FBA). FloOne erkennt den Artikel an der SKU der Bestellposition; gib deinen Shopify-Varianten deshalb dieselbe SKU wie den Artikeln in FloOne. Für jeden Artikel legst du einen Mindestbestand fest oder lässt ihn aus den Verkäufen der letzten 90 Tage berechnen.

Bestand zwischen Shopify, eBay und Lager abgleichen

Auf Wunsch meldet FloOne seinen Bestand an Shopify. Dafür schaltest du in der Shopify-Kachel unter Einstellungen → Integrationen „Lagerbestand zu Shopify syncen“ ein – zu Beginn ist der Schalter aus. Ab dann schreibt FloOne bei jeder Bestandsänderung seinen Bestand zu allen verknüpften Shopify-Varianten: nach einem Verkauf auf einem deiner Kanäle, nach einer Korrektur von Hand oder nach einem Wareneingang. Verknüpft werden die Varianten, wenn du deine Artikel aus Shopify importierst. Den Bestand pflegst du dann in FloOne: FloOne schreibt seinen Wert nach Shopify, nicht umgekehrt.

Für eBay und WooCommerce gibt es denselben Abgleich, und du schaltest ihn für jeden Kanal einzeln ein: bei eBay in den eBay-Einstellungen unter „Artikel-Sync nach eBay“ mit „Lagerbestand nach eBay synchronisieren“, bei WooCommerce in der WooCommerce-Kachel mit „Lagerbestand nach WooCommerce synchronisieren“.

• Verkauf auf eBay: FloOne holt eBay-Bestellungen alle 5 Minuten, bucht sie beim nächsten Abgleich vom Bestand ab und meldet den neuen Bestand an Shopify und eBay.
• Verkauf in Shopify: FloOne holt Shopify-Bestellungen alle 30 Minuten, bucht sie ab und meldet den neuen Bestand an eBay und Shopify.
• Mit Lager-Modul: Es zählt der Bestand auf deinen Lagerplätzen; reservierte Ware meldet FloOne nicht als verfügbar.

Ganz ohne Verzögerung geht das nicht: Bis FloOne die Bestellung geholt und abgebucht hat, steht ein gerade verkauftes Stück im anderen Kanal noch als verfügbar. Bei Einzelstücken ist ein doppelter Verkauf deshalb nicht ganz ausgeschlossen. Wie beide Kanäle im Alltag zusammenspielen, zeigt Shopify und eBay verbinden.

Lager-Modul: Lagerplätze, Pickliste, Packtisch, Handy-App

Hast du ein eigenes Lager, kommt das Lager-Modul dazu (129,00 € netto im Monat):

• Reservierung je Bestellung: Kommt eine Bestellung rein, reserviert FloOne den Bestand für jede Position. Abgebucht wird genau einmal – beim Picken oder, wenn du nicht pickst, beim Versand. Kanäle, an die FloOne den Bestand meldet, etwa Shopify oder eBay, sehen reservierte Ware nicht mehr als verfügbar.
• Lagerplätze und mehrere Lager: Bereiche und Plätze, auch als Raster aus Gang, Regal und Fach. An Shopify und eBay meldet FloOne die Summe über alle Lager.
• Pickliste und Packtisch: FloOne erstellt Picklisten aus den offenen Bestellungen; am Packtisch bestätigst du jeden Artikel per Scan.
• Inventur: für das ganze Lager, einen Bereich oder einzelne Plätze; FloOne protokolliert jede Korrektur.
• Handy-App: läuft im Browser auf iPhone und Android-Handy, ohne App Store, und scannt Barcodes mit der Kamera oder einem Handscanner.

Alles zum Lager: Lagerverwaltung mit FloOne.

Versand: Etiketten direkt aus der Shopify-Bestellung

Versandetiketten für DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes und die Deutsche Post erstellst du direkt aus der Bestellung – mit deinen eigenen Verträgen, FloOne verkauft kein Porto. Mit Versandregeln bekommt jede Bestellung schon beim Import Paketdienst und Produkt, zum Beispiel nach Gewicht, Lieferland oder Verkaufskanal. Mit dem FloOne Printer Agent für Windows druckst du neue Etiketten ohne Druckdialog auf deinem Etikettendrucker.

Wichtig: Die Sendungsnummer meldet FloOne derzeit noch nicht an Shopify. Die Bestellung markierst du in Shopify also noch selbst als versendet. Mehr zum Versand: Versand und Etiketten.

Rechnungen zu jeder Shopify-Bestellung

FloOne erstellt die Rechnung automatisch bei Zahlungseingang, beim Versand über FloOne oder erst beim vollständigen Versand – im selben Nummernkreis wie deine Rechnungen für eBay, Amazon und andere Kanäle. Sie geht über deinen eigenen Mailserver an den Kunden, automatisch per Workflow oder einzeln aus der Bestellung. Bei einer Erstattung entsteht eine Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, auch bei Teilerstattungen.

Den Steuersatz auf der Rechnung setzt FloOne nach Kunde und Lieferland: Privatkunden im EU-Ausland bekommen, wenn du OSS nutzt, den Steuersatz ihres Landes, Firmen im EU-Ausland mit geprüfter USt-IdNr. eine Rechnung über eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Auf Wunsch erzeugt FloOne zu jeder Rechnung zusätzlich die E-Rechnung als XML-Datei (ZUGFeRD/Factur-X). Alle Einzelheiten: Shopify Rechnung erstellen.

Weitere Kanäle im selben System

Neben Shopify verbindest du in einem FloOne-Konto eBay, Amazon, WooCommerce, Mirakl-Marktplätze wie MediaMarkt und Saturn, Refurbed und Back Market, dazu PayPal und Stripe und optional Billbee. Alle Bestellungen landen in einer Liste und buchen vom selben Bestand ab, und die Verbindungen laufen unabhängig voneinander: Fällt eine aus, holt FloOne die anderen weiter ab.

Buchhaltung: DATEV-Export oder Lexware Office

FloOne ist keine Buchhaltungssoftware und führt keine Bücher. Es liefert deiner Buchhaltung zu:

• DATEV: Den DATEV-Buchungsstapel (EXTF) lädst du unter Verkauf → Daten Export herunter und gibst ihn deinem Steuerberater.
• Lexware Office: FloOne überträgt deine Rechnungen und Stornorechnungen alle 15 Minuten als Belege. Nutzt du die Differenzbesteuerung nach §25a, lässt sich Lexware Office nicht verbinden – dann nimmst du den DATEV-Export.

Was heute noch nicht geht

Bestellungen und Artikel kommen aus Shopify zu FloOne, den Bestand meldet FloOne auf Wunsch zurück. Preise und Sendungsnummer gehen noch nicht zurück nach Shopify.

• Preise – schickt FloOne nicht an Shopify. Die pflegst du weiter in Shopify.
• Sendungsnummer – meldet FloOne derzeit nicht an Shopify. Die Bestellung markierst du dort selbst als versendet.
• Produkte in Shopify anlegen – FloOne schickt keine neuen Produkte, Titel, Beschreibungen oder Bilder nach Shopify.
• Bestand je Shopify-Standort – FloOne meldet den ganzen Bestand an einen Standort in Shopify, nicht getrennt nach Standorten.
• Mehrere Shopify-Shops – je FloOne-Konto verbindest du einen Shop.
• Verbinden über die FloOne-App – geht noch nicht für jeden Shop; nimm dann die eigene App im Dev Dashboard.

Was zwischen Shopify und eBay schon fließt, steht unter Shopify und eBay verbinden; wie die Rechnungen zu deinen Shopify-Bestellungen entstehen, unter Shopify Rechnung erstellen.

Preise

Der Basis-Tarif kostet 8,90 € Grundgebühr im Monat plus Staffelpreis je Bestellung – bei 100 Bestellungen 30,90 €, bei 1.200 Bestellungen 119,90 € im Monat. Dabei sind Bestellimport, Bestand je Artikel mit Abgleich zu Shopify und eBay, Rechnungen, Versandetiketten und DATEV-Export. 2 Nutzer sind enthalten; Nutzer ab dem 3. (49,00 € je Nutzer im Monat) und Module kosten extra, das Lager-Modul 129,00 € im Monat. Alle Preise netto – alle Preise.

Häufige Fragen zur Shopify-Warenwirtschaft