eBay Warenwirtschaft: Bestellungen, Bestand und Angebote zentral

Wann sich eine Warenwirtschaft für eBay lohnt

Mit wenigen Angeboten und einem einzigen Kanal kommst du oft ohne aus. Eine Warenwirtschaft für eBay lohnt sich, sobald eines davon zutrifft:

• Du verkaufst dieselben Artikel auch in deinem Shop oder auf einem anderen Marktplatz – dann muss der Bestand bei eBay wissen, was woanders schon verkauft ist.
• Du hast mehr als ein eBay-Konto.
• Du willst Rechnungen, Versandetiketten und den Export für den Steuerberater nicht mehr von Hand machen.
• Du lagerst selbst und willst wissen, was auf welchem Platz liegt.

Ein eBay-Verkauf in FloOne – vom Kauf bis zum Export

1. Gekauft, noch nicht bezahlt: eBay zieht die Menge am Angebot schon ab, gibt die Bestellung aber erst nach der Zahlung weiter. FloOne holt unbezahlte Käufe alle 10 Minuten und hält die Menge zurück. Die offenen Käufe stehen in der Liste „Unbezahlte eBay-Käufe“.
2. Bezahlt: Neue Bestellungen holt FloOne alle 5 Minuten ab; der volle Abgleich mit dem Versandstand läuft alle 30 Minuten.
3. Bestand: FloOne bucht den Verkauf vom Bestand ab – mit dem Lager-Modul reserviert die Bestellung stattdessen ihre Ware auf einem Lagerplatz. Den verfügbaren Bestand meldet FloOne an eBay, wenn du den Abgleich eingeschaltet hast.
4. Rechnung: automatisch bei Zahlungseingang oder beim Versand, je nach Einstellung, und auf Wunsch per E-Mail an den Käufer.
5. Versand: Etikett aus der Bestellung erstellen – die Sendungsnummer geht an eBay, die Bestellung steht dort als versendet.
6. Gebühren: eBay-Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen holt FloOne einmal nachts aus den eBay-Finanzdaten.
7. Export: Aus Rechnungen, Stornorechnungen und Zahlungen erstellt FloOne den DATEV-Buchungsstapel für deinen Steuerberater.

Bestand und Preis: deine bestehenden eBay-Angebote

Laufende Angebote legst du nicht neu an. Direkt nach dem Verbinden holt FloOne sie als Artikel herein und verknüpft sie; danach liest es geänderte Angebote je nach Zahl deiner Angebote einmal am Tag bis alle 20 Minuten nach. Das gehört zum Basis-Tarif.

• Abgleich je Feld: Bestand, Preis und SKU schaltest du getrennt ein. Bei Varianten gleicht FloOne je Variante ab.
• Verfügbarer Bestand: An eBay geht der Bestand abzüglich dessen, was FloOne gerade zurückhält – etwa für unbezahlte eBay-Käufe.
• Alle Kanäle zählen: Auch Verkäufe aus deinen anderen Kanälen senken den Bestand – außer Bestellungen, die Amazon selbst versendet (FBA).
• Wenn eBay ein Angebot beanstandet: Lehnt eBay eine Änderung aus Gründen ab, die mit dem Bestand nichts zu tun haben, etwa wegen zu kleiner Bilder, gehen Bestand und Preis auf einem zweiten Weg durch.
• Beendete Angebote: FloOne setzt sie am Artikel auf inaktiv und gleicht sie nicht mehr ab. Stellst du sie bei eBay neu ein, kommen sie mit dem nächsten Abgleich wieder herein.

Titel, Beschreibung und Bilder bestehender Angebote änderst du ebenfalls aus FloOne – wie das geht, steht beim eBay Listing Tool.

Neue Angebote anlegen

Mit dem eBay-Listing-Modul (79,00 € netto im Monat) legst du neue Angebote direkt aus deinem Artikelstamm an – mit Varianten, Vorlagen und Prüfung der Pflichtmerkmale, einzeln oder als Sammelauftrag. Dafür stellst du in den eBay-Einstellungen ein, dass FloOne führend ist; vorher pflegt FloOne nur bestehende Angebote. Alles Weitere: eBay Listing Tool.

Mehrere eBay-Konten in einem System

Weitere eBay-Konten verbindest du in der eBay-Kachel mit „+ Konto hinzufügen“; jedes bekommt eine eigene Kontokarte. Die Bestellungen aller Konten stehen in einer Bestellliste. Die Freigabe bei eBay gilt 18 Monate, das Ablaufdatum siehst du auf der Kontokarte. Anleitung: eBay mit FloOne verbinden.

Rechnungen zu jeder eBay-Bestellung

Jede eBay-Bestellung bekommt eine Rechnung aus deinem Nummernkreis; an den Käufer geht sie über deinen eigenen Mailserver, per Workflow oder einzeln. Erstattest du, entsteht die Stornorechnung. Bei Gebrauchtware nach §25a steht keine Umsatzsteuer gesondert auf der Rechnung (§ 14a Abs. 6 UStG). Zeitpunkt, Inhalt und Versand der Rechnung im Detail: eBay Rechnung erstellen.

Versand mit Sendungsnummer an eBay

Das Etikett für DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes oder die Deutsche Post erstellst du direkt aus der eBay-Bestellung, mit deinen eigenen Verträgen. Versandregeln wählen Paketdienst und Produkt automatisch; in den Workflows zählt auch die Versandart, die der Käufer bei eBay gewählt hat. Sobald das Etikett da ist, meldet FloOne die Sendungsnummer an eBay. Mehr: Versand und Etiketten.

Eigenes Lager: das Lager-Modul

Ohne Zusatzmodul führt FloOne den Bestand je Artikel. Mit dem Lager-Modul (129,00 € netto im Monat) kommen Lagerplätze, Wareneingang, Pickliste, Packtisch, Inventur und die Handy-App dazu. Jede neue Bestellung reserviert dann ihre Ware auf einem Lagerplatz; abgebucht wird genau einmal – beim Picken oder, wenn du ohne Pickliste arbeitest, beim Versand. Pickliste und Packtisch sind freiwillig. Mehr: Lagerverwaltung.

Übergabe an die Buchhaltung

FloOne ist keine Buchhaltungssoftware und führt keine Bücher. Es liefert deiner Buchhaltung zu: Aus Rechnungen, Stornorechnungen und Zahlungen entsteht ein DATEV-Buchungsstapel, den dein Steuerberater in DATEV importiert. Verkäufe stehen nur darin, wenn FloOne dazu eine Rechnung ausgestellt hat – deshalb gehören Rechnungen und Export zusammen. Im ZIP liegt außerdem eine Prüfliste mit jeder eBay-Gebühr einzeln.

Buchst du selbst in Lexware Office, überträgt FloOne Rechnungen und Stornorechnungen alle 15 Minuten dorthin. Verkaufst du differenzbesteuerte Ware, geht das nicht; dann nutzt du den DATEV-Export. Mehr: eBay DATEV-Export.

Was gehört wozu?

Preise

Der Basis-Tarif kostet 8,90 € Grundgebühr im Monat plus Staffelpreis je Bestellung: bei 100 Bestellungen 30,90 €, bei 300 Bestellungen 58,90 €, bei 1.200 Bestellungen 119,90 € im Monat. 2 Nutzer sind dabei; Nutzer ab dem 3. kosten je 49,00 € im Monat, und Module kosten extra.

Beispiel: 300 eBay-Bestellungen im Monat und neue Angebote aus FloOne anlegen – Basis-Tarif plus eBay-Listing-Modul (79,00 €) macht 137,90 € netto im Monat. Mit eigenem Lager kommt das Lager-Modul für 129,00 € dazu. Alle Preise.

Häufige Fragen zur eBay-Warenwirtschaft