WooCommerce Rechnung erstellen – automatisch für jede Bestellung

Rechnungen für WooCommerce – ohne zusätzliches Plugin

WooCommerce selbst hat eine E-Mail mit den Bestelldetails: Du schickst sie von Hand aus der Bestellung, mit den Rechnungsangaben und einem Zahlungslink (WooCommerce-Doku). Was eine Rechnung enthalten muss, regelt § 14 Abs. 4 UStG – unter anderem eine fortlaufende Nummer, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Lieferdatum sowie Steuersatz und Steuerbetrag.

FloOne stellt diese Rechnung außerhalb von WordPress aus. In deinem Shop installierst du dafür nichts: Die Verbindung läuft über einen REST-API-Schlüssel, die nötigen Webhooks legt FloOne beim Verbinden selbst an. Verpflichtet bist du zur Rechnung, wenn ein Unternehmen bei dir kauft – innerhalb von sechs Monaten nach der Lieferung (§ 14 Abs. 2 UStG). Bei Privatkunden ist sie freiwillig.

So kommt die Rechnung zu jeder WooCommerce-Bestellung

1. Shop verbinden: Im WordPress-Admin legst du einen REST-API-Schlüssel mit Lesen/Schreiben an und trägst Shop-Adresse, Consumer Key und Consumer Secret in FloOne ein. Neue Bestellungen meldet dein Shop danach per Webhook in Sekunden, zusätzlich fragt FloOne alle 30 Minuten nach. Ab wann FloOne Bestellungen übernimmt, wählst du beim Verbinden.
2. Zeitpunkt wählen: bei Zahlungseingang (Standard), beim Versand über FloOne – auch bei Teilversand – oder erst beim vollständigen Versand. Mit „Rechnungen erstellen ab“ legst du das Startdatum fest; ältere Bestellungen holst du mit „Rechnungen jetzt erzeugen“ nach.
3. Nummernkreis einrichten: Präfix und nächste Nummer wählst du selbst, zum Beispiel RE-2026-000001. Stornorechnungen bekommen einen eigenen Kreis. Sobald ein Nummernkreis läuft, bleiben Format und Stellenzahl fest.
4. Verschicken: Die Rechnung geht über deinen eigenen Mailserver an die E-Mail-Adresse aus der WooCommerce-Bestellung – automatisch per Workflow oder einzeln aus der Bestellung. Soll sie an die Buchhaltung eines Firmenkunden gehen, hinterlegst du beim Kunden eine eigene Rechnungs-E-Mail.

Wann gilt eine WooCommerce-Bestellung als bezahlt?

Bei der Einstellung „bei Zahlungseingang“ richtet sich FloOne nach dem Status in WooCommerce (Bedeutung der Status laut WooCommerce-Doku):

• „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“: Die Zahlung ist da. FloOne führt die Bestellung als bezahlt und erstellt die Rechnung.
• „In Wartestellung“: WooCommerce wartet auf die Bestätigung der Zahlung, etwa bei Überweisung. Setzt du die Bestellung nach dem Geldeingang auf „In Bearbeitung“, übernimmt FloOne das beim nächsten Abgleich und erstellt dann die Rechnung.
• Zahlung steht noch aus: keine Rechnung, bis die Bestellung bezahlt ist.

Wählst du „beim Versand“, zählt der Versand über FloOne, also ein Etikett aus FloOne. Setzt du eine Bestellung nur in WooCommerce auf „Abgeschlossen“, löst das bei dieser Einstellung keine Rechnung aus. Nach dem Etikett meldet FloOne die Sendungsnummer an WooCommerce – mehr dazu unter Versand.

Steuer je Kunde – FloOne rechnet selbst

Die Steuer übernimmt FloOne nicht aus den Steuereinstellungen deines Shops, sondern bestimmt sie je Position aus der Steuer-Klasse des Artikels und dem Lieferland. Was WooCommerce berechnet hat, speichert FloOne zum Vergleich; weicht es um mehr als einen Prozentpunkt ab, siehst du einen Hinweis an der Bestellung.

• Kunden in Deutschland: 19 % oder 7 %, je nach Steuer-Klasse des Artikels. Ohne Angabe gilt der Regelsatz – prüf deshalb, ob bei Artikeln mit 7 % in FloOne „Reduziert“ steht.
• Privatkunden im EU-Ausland: Liegen diese Verkäufe im laufenden oder im vorigen Jahr über 10.000 € netto, gilt die Steuer des Ziellands (§ 3c UStG). Schaltest du in FloOne OSS mit deinem Startdatum ein, rechnet FloOne ab diesem Tag mit dem Satz des Lieferlands und druckt den OSS-Hinweis. Ohne OSS bleibt es beim deutschen Satz – das passt nur unterhalb der Schwelle. Mehr unter OSS-Verfahren.
• Firmen im EU-Ausland: Speichert dein Shop die USt-IdNr. des Käufers und hat er die Bestellung ohne Steuer abgerechnet, übernimmt FloOne die Nummer. Mit geprüfter USt-IdNr. entsteht die Rechnung mit 0 % als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, mit Hinweis und der USt-IdNr. des Kunden. Hat dein Shop Steuer berechnet, rechnet FloOne nicht steuerfrei.
• Kunden außerhalb der EU: 0 % als Ausfuhr.
• Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, dafür der Hinweis auf § 19 UStG.
• Gebrauchtware nach §25a: Rechnung ohne Steuerausweis mit dem Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ – mehr unter Differenzbesteuerung.

Umstieg von deinem bisherigen Rechnungs-Plugin

Schreibt dein Shop schon Rechnungen, wechselst du in drei Schritten:

1. Die letzte Rechnungsnummer aus deinem Plugin nachsehen und die folgende in FloOne als „Nächste Nr.“ eintragen.
2. „Rechnungen erstellen ab“ auf den Umstiegstag setzen. Es zählt das Bestelldatum: Eine ältere Bestellung, die erst danach bezahlt wird, rechnest du deshalb noch mit dem Plugin ab.
3. Im Plugin das automatische Erstellen und Versenden abschalten, damit kein Kunde zwei Rechnungen bekommt.

Erstattest du später eine Bestellung, die noch im alten System berechnet wurde, legst du in FloOne eine „Manuelle Stornorechnung“ mit der Rechnungsnummer von dort an.

Erstattung in WooCommerce – Stornorechnung in FloOne

Erstattest du in WooCommerce ganz oder teilweise, übernimmt FloOne die Erstattung beim nächsten Abgleich als Zahlung auf die ursprüngliche Bestellung. Hat FloOne dazu eine Rechnung ausgestellt, entsteht automatisch die Stornorechnung – mit eigener Nummer, Bezug auf die ursprüngliche Rechnung und bei einer Teilerstattung über den erstatteten Betrag. Gab es keine FloOne-Rechnung, gibt es auch nichts zu stornieren.

Bestellungen von vor deinem Import-Start holt FloOne nicht ab, ihre Erstattungen also auch nicht – die Stornorechnung dazu kommt aus deinem bisherigen System oder als „Manuelle Stornorechnung“ aus FloOne. Ändert sich eine Bestellung nach der Rechnung, zum Beispiel die Adresse, erzeugt „Rechnung korrigieren“ Stornorechnung und neue Rechnung – die neue schickst du dem Kunden selbst.

E-Rechnung für Firmenkunden

Verkaufst du an Unternehmen in Deutschland, ist dafür grundsätzlich eine E-Rechnung vorgeschrieben (§ 14 Abs. 2 UStG). Übergangsweise gehen noch Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, ein PDF: für Umsätze bis Ende 2026, bei nicht mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr auch noch für 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Privatkunden gilt das nicht.

In FloOne schaltest du in den Rechnungseinstellungen „E-Rechnung (XML)“ ein. Dann erzeugt FloOne zu jeder Rechnung zusätzlich eine XML-Datei im Format Factur-X/ZUGFeRD, die als eigene Datei mit der Mail an deinen Kunden geht. Der Schalter gilt für alle Belege und braucht vollständige Firmendaten mit USt-IdNr.; jede Position trägt ihren eigenen Steuersatz, auch bei 19 % und 7 % auf einer Rechnung.

Danach: DATEV-Export oder Lexware Office

FloOne ist keine Buchhaltungssoftware – es liefert deiner Buchhaltung zu. Im DATEV-Export stehen deine WooCommerce-Verkäufe als Buchungsstapel für den Steuerberater, zusammen mit Stornorechnungen und Zahlungen. Der Export richtet sich nach den Belegen: Eine WooCommerce-Bestellung ohne FloOne-Rechnung steht nicht im Buchungsstapel, sondern in einer Hinweisliste im ZIP – zum Beispiel, wenn sie versendet, aber nicht berechnet wurde.

Nutzt du Lexware Office (früher Lexoffice), überträgt FloOne alle 15 Minuten Rechnungen und Stornorechnungen als Belege mit PDF und, falls eingeschaltet, der XML – je nach Kunde als Inland, Fernverkauf in ein EU-Land, innergemeinschaftliche Lieferung oder Ausfuhr. Dafür brauchst du Lexware Office ab XL; mit Differenzbesteuerung geht nur der DATEV-Export.

Verkaufst du auch auf anderen Kanälen, laufen deren Rechnungen im selben Nummernkreis – siehe Shopify-Rechnungen und eBay-Rechnungen.

Preise

Rechnungen für WooCommerce sind im Basis-Tarif enthalten: 8,90 € Grundgebühr im Monat plus Staffelpreis je Bestellung. Bei 100 Bestellungen im Monat sind das 30,90 €, bei 1.200 Bestellungen 119,90 € – mit Bestellimport, Rechnungen, Versand und DATEV-Export. 2 Nutzer sind enthalten, jeder weitere kostet 49,00 € im Monat; Module kosten extra. Alle Preise netto – alle Preise.

Häufige Fragen zu WooCommerce-Rechnungen