ERP und Warenwirtschaft für kleine Onlinehändler – einfach und bezahlbar

Was ein einfaches Warenwirtschaftssystem können muss

Wenige Bestellungen heißt nicht wenig Arbeit: Jede Bestellung will abgeholt, berechnet, verpackt und gebucht werden – oft aus mehreren Kanälen. Diesen Kern deckt FloOne ab, ohne Zusatzmodul:

• Bestellungen aus deinen Kanälen: eBay, Amazon, Shopify, WooCommerce, MediaMarkt, Saturn und Galeria, Refurbed und Back Market landen in einer Liste. FloOne holt sie alle 30 Minuten ab, neue eBay-Bestellungen alle 5 Minuten. Bestellungen mit Fehlern, etwa ohne Kundenname oder Land, hält FloOne an – du findest sie unter „Fehler“.
• Artikel und Bestand: Artikel übernimmst du aus eBay, Amazon, Shopify oder WooCommerce oder per CSV. Jeder Verkauf senkt den Bestand am Artikel, Erstattungen buchen ihn zurück. Bestellungen, die Amazon selbst versendet (FBA), lassen deinen Bestand unberührt. Bestand und Preis gehen auf Wunsch automatisch an eBay, den Bestand meldet FloOne auf Wunsch auch an Shopify und WooCommerce.
• Rechnungen automatisch: bei Zahlungseingang oder beim Versand, mit fortlaufender Nummer – die nächste Nummer legst du selbst fest, etwa im Anschluss an dein bisheriges Programm. Wird erstattet, entsteht die Stornorechnung. Mehr dazu: Rechnungserstellung.
• Versand mit Etikett: DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes und Deutsche Post direkt aus der Bestellung, mit deinen eigenen Zugängen. Briefe und Warensendungen bis 2.000 g gehen mit der Internetmarke – dafür reicht der Login deiner Portokasse. Die Sendungsnummer meldet FloOne an eBay, Amazon, WooCommerce, MediaMarkt, Saturn, Galeria, Refurbed und Back Market, an Shopify derzeit noch nicht. Mehr dazu: Versand.
• Daten für die Buchhaltung: Aus Rechnungen, Stornorechnungen und Zahlungen erstellt FloOne einen DATEV-Buchungsstapel – du lädst ihn herunter und gibst ihn deinem Steuerberater. Buchst du selbst in Lexware Office, überträgt FloOne deine Rechnungen und Stornorechnungen alle 15 Minuten dorthin.

Was später dazukommt – wenn du es brauchst

Wächst dein Handel, buchst du Module einzeln dazu und kündigst sie einzeln wieder: das Lager-Modul für Lagerplätze, Pickliste, Packtisch, Inventur und die Handy-App, den Einkauf für Lieferantenbestellungen und Einkaufsbelege oder das eBay-Listing, um neue eBay-Angebote direkt aus FloOne anzulegen. Ohne Lager-Modul führt FloOne den Bestand am Artikel. Mit Lager-Modul bucht eine Erstattung allein nichts zurück – zurückgekommene Ware buchst du über den Wareneingang ein. Mehr zum Lager: Lagerverwaltung.

Einrichten ohne Einrichtungspartner

Du richtest FloOne selbst ein – ohne Servicepartner und ohne Einrichtungsgebühr:

1. Deine ersten 5 Minuten: Das Dashboard zeigt drei Schritte – Verkaufskanal verbinden, erste Bestellung, Firmendaten. Ein Klick führt zur passenden Einstellung.
2. Setup-Wizard: In vier Schritten legst du Plattformen, Buchhaltung (Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04, Ist- oder Soll-Versteuerung, Kleinunternehmer, OSS, §25a), Zahlungsart und Zusammenfassung fest. Alles lässt sich später ändern.
3. Startdatum wählen: Beim Verbinden legst du fest, ab wann FloOne Bestellungen holt – ohne Angabe die letzten 7 Tage, höchstens 90 Tage zurück.
4. Lieber zusammen? Im ersten Schritt buchst du direkt einen kostenlosen Termin.

Nutzt du schon Billbee, JTL-Wawi, Afterbuy oder ein anderes Programm, machen wir den Umzug kostenlos: Deine Artikel und Kunden übernehmen wir, Marktplätze, Versand und Export richten wir mit ein. Wichtig: Melde dich, bevor du die erste Plattform verbindest, sonst können Rechnungen doppelt entstehen. So läuft es: kostenloser Umzug.

Kleinunternehmer: ein Haken in den Einstellungen

Sitzt dein Unternehmen in Deutschland, hat dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten und überschreitet er im laufenden Jahr 100.000 € nicht, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen und berechnest keine Umsatzsteuer (§ 19 Abs. 1 UStG).

• In FloOne: Haken „Kleinunternehmer“ unter Einstellungen → Buchhaltung oder gleich im Setup-Wizard.
• Auf der Rechnung: keine Umsatzsteuer und der Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).“ Die Einstellung geht dem Steuersatz am Artikel und dem Lieferland vor.
• Mit Lexware Office: Dort muss „Kleinunternehmer“ genauso gesetzt sein. Passt es nicht, überträgt FloOne nichts und zeigt eine Warnung.

Wie FloOne die Steuer bestimmt, steht in der Wissensdatenbank: MwSt-Sätze & Artikel.

Was FloOne bei wenigen Bestellungen kostet

Eine Grundgebühr von 8,90 € im Monat und ein Betrag je Bestellung. Bis 1.200 Bestellungen sinkt der Preis je Bestellung von Stufe zu Stufe; jede Stufe gilt nur für die Bestellungen in ihrem Bereich. Drei Beispiele:

„je Bestellung“: Gesamtpreis geteilt durch die Zahl der Bestellungen, gerundet.

• Was zählt: jede Bestellung, die im Monat zum ersten Mal in FloOne ankommt. Erstattungen, Gutschriften und Bestellungen, die im selben Monat storniert werden, zählen nicht.
• Ruhiger Monat: Die Grundgebühr fällt auch in einem Monat ohne Bestellung an.
• Abgerechnet wird hinterher: in den ersten Tagen des Folgemonats für den abgelaufenen Monat. Module zahlst du im Voraus.
• Nutzer: 2 sind enthalten, jeder weitere kostet 49,00 € im Monat.
• Module kosten extra, zum Beispiel Lager 129,00 €, eBay-Listing 79,00 € und Einkauf 39,00 € im Monat.
• Wenn du wächst: Bei 1.200 Bestellungen zahlst du 119,90 €; Nutzer ab dem dritten und Module kosten extra.

Alle Preise netto – alle Preise und der Preisrechner. Wie sich das zu anderen Programmen rechnet: Billbee-Kosten, JTL-Preise.

Ohne Bindung: testen und kündigen

• 30 Tage kostenlos mit allen Funktionen des Basis-Tarifs, ohne Zahlungsdaten. Was du in der Testphase importierst, kostet nichts – auch deine Bestellhistorie.
• Vor dem Ende des Tests wählst du, wie du zahlst: SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder auf Rechnung. Tust du nichts, endet der Test; 30 Tage lang kannst du deine Daten danach noch ansehen und exportieren.
• Kündigen jederzeit zum Ende des Kalendermonats, ohne Frist und ohne Mindestlaufzeit – in den Kontoeinstellungen oder per E-Mail. Module kündigst du einzeln zum Ende der bezahlten Periode.

Was FloOne nicht ist

• Keine Buchhaltungssoftware: FloOne führt keine Bücher – kein Journal, keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, kein Abschluss. Das macht dein Steuerberater in DATEV oder du in Lexware Office. Im DATEV-Export stehen Verkäufe nur, wenn FloOne dazu eine Rechnung ausgestellt hat.
• Kein Zahlungsanbieter: FloOne wickelt keine Zahlungen ab, es ordnet eingegangene Zahlungen deinen Bestellungen zu.
• Kein Porto-Verkäufer: Du versendest mit deinem eigenen Konto bei DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes oder der Deutschen Post und zahlst das Porto direkt dort.
• Lexware Office mit Grenzen: Die Anbindung braucht die Public API ab Lexware Office XL und geht nicht, sobald du die Differenzbesteuerung (§25a) nutzt – dann nimmst du den DATEV-Export.

Häufige Fragen zum ERP für kleine Unternehmen