Belegarchiv
Ohne Belegarchiv erzeugt FloOne ein Beleg-PDF bei jedem Abruf neu — mit den Firmendaten, dem Logo und dem Zusatztext, die gerade eingestellt sind. Ändert sich deine Anschrift oder Bankverbindung, sieht auch eine alte Rechnung beim nächsten Download anders aus. Mit dem Belegarchiv bleibt jeder Beleg als PDF so gespeichert, wie er ausgestellt wurde, und genau dieses PDF bekommst du bei jedem weiteren Abruf, in der Mail und im Export.
Was gespeichert wird
- Rechnungen und Gutschriften
- Lieferscheine und Auftragsbestätigungen
- Angebote, sobald sie verschickt oder angenommen bzw. abgelehnt sind — vorher kannst du sie noch bearbeiten
- Pro-forma-Rechnungen
Gespeichert werden immer alle Belegarten; welche du haben willst, wählst du erst beim Export. Belege aus der Zeit vor dem Buchen speichert FloOne danach nach und nach — mit den heutigen Firmendaten, weil sich frühere nicht wiederherstellen lassen. Den Fortschritt siehst du unter Einstellungen → Belegablage. Die Dateien liegen verschlüsselt und werden täglich gesichert.
Export nach Zeitraum
Unter Einstellungen → Belegablage wählst du Von, Bis und die Belegarten, dazu auf Wunsch die E-Rechnungen (XML). Du bekommst ein ZIP mit Ordnern nach Belegart, Jahr und Monat, z. B. Rechnungen/2026/11/RE26-00123.pdf — höchstens ein Jahr auf einmal. Ist ein Beleg im Zeitraum noch nicht gespeichert, fehlt er im ZIP und steht mit Nummer in noch_nicht_gespeichert.txt.
Ablage bei dir: Server oder PC-Ordner
Unabhängig vom Belegarchiv und kostenlos legt FloOne deine Belege auch automatisch bei dir ab — auf deinem eigenen Server (SFTP oder WebDAV, z. B. Nextcloud) oder über den FloOne Printer Agent in einem Ordner auf deinem PC. Wie das geht, steht in Belege automatisch ablegen.
Buchen und kündigen
Das Belegarchiv buchst du im Menü unter Module. Kündigst du es, bleiben die gespeicherten Belege noch 30 Tage nach dem Ende zum Exportieren, danach löscht FloOne sie. Aufbewahren musst du deine Belege als Händler selbst — das Belegarchiv hält sie, solange du es gebucht hast.