eBay Rechnung erstellen – automatisch für jede Bestellung

Was eBay selbst macht – und was nicht

Bei eBay gibt es die Funktion „Rechnung senden“. Damit schickst du dem Käufer vor der Zahlung die Zahlungsinformationen – zum Beispiel, um mehrere Käufe zusammenzufassen oder die Versandkosten anzupassen. Ist die Kaufabwicklung abgeschlossen, geht das nicht mehr (eBay-Hilfe). Die Rechnung für deine Buchhaltung – mit fortlaufender Nummer, deiner Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und der Umsatzsteuer – stellst du als Verkäufer selbst aus.

Pflicht ist sie, wenn du an ein Unternehmen verkaufst: dann innerhalb von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 UStG). An Privatkunden darfst du eine Rechnung ausstellen, musst aber nicht – viele Käufer fragen trotzdem danach.

So erstellt FloOne deine eBay-Rechnungen

1. eBay verbinden: Neue Bestellungen holt FloOne alle 5 Minuten ab, mit Käuferdaten, Artikeln, Versandkosten und Zahlungsstand.
2. Zeitpunkt festlegen: FloOne erstellt die Rechnung bei Zahlungseingang (Standard), beim Versand über FloOne – auch bei Teilversand – oder erst beim vollständigen Versand. Ältere Bestellungen holst du mit einem Klick nach.
3. Firmendaten und Nummernkreis: Firma, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. eintragen; die nächste Rechnungsnummer legst du selbst fest – praktisch, wenn du von einem anderen Programm wechselst.
4. Verschicken: Die Rechnung geht über deinen eigenen Mailserver an den Käufer – automatisch per Workflow, etwa nach dem Versand, oder einzeln aus der Bestellung. Hat ein Firmenkunde eine eigene Rechnungs-E-Mail hinterlegt, geht die Rechnung dorthin.

Was auf der eBay-Rechnung steht

• Fortlaufende Rechnungsnummer aus deinem Nummernkreis, Datum, deine Firmendaten und die Anschrift des Käufers.
• Jede Position mit ihrem Steuersatz – 19 % oder 7 %, je nach Artikel. Versandkosten teilt FloOne bei gemischten Steuersätzen nach Warenwert auf.
• Differenzbesteuerung nach §25a: Gebrauchte Ware bekommt eine Rechnung ohne Steuerausweis mit dem Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“; gemischte Rechnungen schlüsseln beides auf. Mehr dazu: Differenzbesteuerung.
• E-Rechnung auf Wunsch: Mit einem Schalter erzeugt FloOne zu jeder Rechnung zusätzlich die XML-Datei (ZUGFeRD/Factur-X). An eBay-Käufer mit anonymisierter Adresse (…@members.ebay.com) geht nur das PDF – eBay lässt dort keine XML-Anhänge durch, FloOne vermerkt das an der Bestellung.

Erstattung, Korrektur, Storno

Erstattest du eine eBay-Bestellung, erstellt FloOne automatisch eine Stornorechnung mit eigenem Nummernkreis und Bezug auf die ursprüngliche Rechnung – auch bei Teilerstattungen. Ändert sich nach der Rechnung etwas an der Bestellung, etwa die Adresse oder der Betrag, zeigt FloOne das an; „Rechnung korrigieren“ erzeugt Stornorechnung und neue Rechnung auf einen Klick.

Danach: DATEV oder Lexoffice

FloOne ist keine Buchhaltungssoftware, aber es liefert deiner Buchhaltung alles, was sie braucht: Rechnungen, Stornorechnungen und Zahlungen gehen als DATEV-Buchungsstapel an deinen Steuerberater – auch mit Differenzbesteuerung – oder als Belege an Lexware Office (dort ohne §25a).

Preise

Rechnungen für eBay sind im Basis-Tarif enthalten: ab 8,90 € im Monat plus Staffelpreis je Bestellung – bei 100 eBay-Bestellungen 30,90 € im Monat, mit Bestellimport, Rechnungen, Versand und DATEV-Export. Weitere Nutzer und Module kosten extra – alle Preise.

Häufige Fragen zu eBay-Rechnungen