Warenwirtschaft mit Differenzbesteuerung nach §25a

Was ist die Differenzbesteuerung nach §25a UStG?

Die Differenzbesteuerung nach §25a UStG gilt für Händler gebrauchter Waren. Statt auf den vollen Verkaufspreis wird die Umsatzsteuer nur auf die Marge (Verkaufspreis minus Einkaufspreis) berechnet. Das kann die Steuerlast erheblich senken.

Für wen: Gebrauchtwarenhändler und Reseller

• Reseller für Elektronik (Handys, Laptops, Konsolen)
• Refurbished-Händler auf Refurbed, Back Market und eBay
• Gebrauchte Kleidung und Textilien (Second-Hand, Vintage)
• Sammlerstücke (Münzen, Briefmarken, Kunst)
• Möbel und Antiquitäten
• Flohmarkt-Verkäufer mit eBay-Shop
• Händler, die gebrauchte und neue Ware nebeneinander verkaufen — Mischsortiment

Vom Ankauf bis zum DATEV-Export

FloOne ist eine Warenwirtschafts-Software für Onlinehändler und auf die Differenzbesteuerung spezialisiert. So läuft ein §25a-Artikel durch:

1. Ankauf erfassen: Einkaufsbeleg mit Preis, Verkäufer und Belegfoto, auch bei Barzahlung ohne Bankbuchung. Kaufst du von Privatpersonen, erzeugt FloOne den Eigenbeleg.
2. Artikel kennzeichnen: Je Artikel legst du fest, ob er nach §25a oder regulär besteuert wird — mit einem Standardwert für dein ganzes Konto.
3. Verkaufen: Bestellungen von eBay, Refurbed, Back Market, den Mirakl-Marktplätzen wie MediaMarkt und Conrad sowie über Billbee ordnet FloOne beim Import automatisch der richtigen Besteuerung zu.
4. Rechnung: §25a-Positionen mit dem Pflichthinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ und ohne gesonderten Steuerausweis (§14a Abs. 6 UStG).
5. Marge je Artikel: Verkaufspreis minus Einkaufspreis, für jeden Gegenstand einzeln. Bei negativer Marge fällt keine Steuer an.
6. Aufzeichnungen: Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge je Artikel an einer Stelle — die Angaben, die §25a Abs. 6 UStG verlangt.
7. DATEV-Export: EK-Anteil auf 8193 (SKR03) bzw. 4138 (SKR04), Marge auf 8191 bzw. 4136. Beide sind Automatikkonten — dein Steuerberater muss keinen BU-Schlüssel pflegen.

Mischsortiment: §25a und Regelbesteuerung nebeneinander

Verkaufst du gebrauchte und neue Ware, verlangt das Gesetz getrennte Aufzeichnungen (§25a Abs. 6 Satz 2 UStG). FloOne trennt je Position — auch wenn beides in derselben Bestellung steckt. So funktioniert das Mischsortiment in FloOne.

Rechenbeispiel

* Ankauf von Privatperson ohne MwSt-Ausweis (brutto = netto). Zwingende Voraussetzung für §25a UStG, da kein Vorsteuerabzug möglich ist.

Verkauf ins Ausland

• EU-Privatkunden: §25a-Ware läuft nicht über das OSS-Verfahren, der Lieferort bleibt Deutschland (§25a Abs. 7 Nr. 3 UStG). FloOne bucht sie wie einen Inlandsverkauf.
• EU-Unternehmer: Unter §25a gibt es keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Du kannst aber bei jeder Lieferung auf die Differenzbesteuerung verzichten (§25a Abs. 8 UStG), solange du nicht die Gesamtdifferenz nutzt.
• Drittland: Die Ausfuhr bleibt steuerfrei (§4 Nr. 1a UStG). FloOne bucht sie komplett steuerfrei, ohne Margen-Split.

Wann §25a nicht greift

• Steuerfreier Einkauf im EU-Ausland: Ware, die du innergemeinschaftlich steuerfrei erworben hast, darfst du nicht differenzbesteuert weiterverkaufen (§25a Abs. 7 Nr. 1 Buchst. a UStG).
• Eigene Einfuhr aus dem Drittland: §25a setzt voraus, dass die Ware im Gemeinschaftsgebiet an dich geliefert wurde (§25a Abs. 1 Nr. 2 UStG). Eine Ausnahme gibt es nur für Kunstgegenstände, Sammlungsstücke und Antiquitäten.
• Neuer Gegenstand aus Gebrauchtteilen: Baust du aus mehreren Gebrauchtteilen einen neuen Gegenstand zusammen, ist sein Verkauf nicht differenzbesteuert (UStAE 25a.1 Abs. 4). Dasselbe gilt, wenn du einzelne Teile aus einem Gebrauchtgegenstand verkaufst.

Die Einordnung im Einzelfall klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

GoBD-Konformität

Alle Original-Belege werden unveränderbar gespeichert (Dual-Storage: Original + komprimierte Ansicht). Jede Änderung wird in einem Audit-Trail protokolliert. Damit erfüllt FloOne die Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung digitaler Belege.

Häufige Fragen zur Differenzbesteuerung

Einrichtung Schritt für Schritt: §25a in der Wissensdatenbank. Allgemeine Fragen zu FloOne: zentrales FAQ.